SupportCandy – Automatic close tickets

Simplificando a Gestão de Chamados com o Fechamento Automático da SupportCandy

A gestão de chamados pode ser um verdadeiro desafio para muitas empresas. É preciso se atentar a detalhes, acompanhar a situação de diferentes tickets e garantir que cada um seja tratado da melhor maneira possível. Contudo, com o SupportCandy e a funcionalidade de fechamento automático de tickets, esse processo se torna significativamente mais eficiente. Este recurso facilita a vida dos administradores e melhora a experiência do cliente, tratando de forma prática e organizada os tickets que ficam sem resposta.

Entendendo o Funcionamento do SupportCandy Automatic Close Tickets

O funcionamento dessa ferramenta é bastante interessante e eficiente. Em resumo, o administrador da plataforma pode configurar um período de inatividade, após o qual o ticket será fechado automaticamente. Essa lógica simples ajuda a manter a área de suporte organizada e a reduzir a sobrecarga no sistema.

Configuração Inicial

O primeiro passo para utilizar essa funcionalidade é a configuração inicial feita pelo administrador. É necessário decidir quantos dias de inatividade devem passar até que o ticket seja considerado para fechamento. Além disso, o administrador pode determinar quais status do ticket serão levados em conta ao aplicar essa regra. Por exemplo, um ticket marcado como “resolvido” pode não ser fechado automaticamente, enquanto um ticket em “aguardando resposta” pode ser.

Essa flexibilidade de configuração permite que cada empresa ajuste a funcionalidade de acordo com suas necessidades específicas, otimizando o processo de gestão de chamados.

Notificações Antecipadas

Uma das grandes vantagens do SupportCandy Automatic Close Tickets é a possibilidade de enviar notificações ao cliente antes que o ticket seja fechado. O administrador pode programar múltiplos e-mails de aviso, que serão disparados com antecedência. Isso significa que, ao longo dos dias que antecedem o fechamento, o cliente receberá lembretes sobre a inatividade do ticket.

Essas notificações são fundamentais para engajar o cliente e dar a ele a chance de responder antes que a situação fique mais crítica. É comum que em alguns casos o cliente simplesmente esqueça de responder ou não tenha visto a mensagem anterior. Com essas notificações, a empresa demonstra sua preocupação em oferecer um bom atendimento, garantindo que o cliente esteja sempre informado.

O Processo de Fechamento Efetivo

Se, mesmo após os e-mails de aviso, o cliente não responder, o sistema prossegue com o fechamento do ticket após o prazo estabelecido. Essa automação evita que tickets antigos e não resolvidos ocupem espaço desnecessário na plataforma de suporte, promovendo uma experiência mais fluida tanto para a equipe de suporte quanto para os clientes.

A implementação dessa funcionalidade é uma estratégia inteligente, pois diminui o estresse em torno da gestão de tickets. Com as rotinas de fechamento automático, os administradores podem se concentrar em tickets mais relevantes e críticas que realmente requerem atenção.

Vantagens da Automação no Suporte ao Cliente

1. Redução de Overload: Com a automação de fechamento, os administradores não precisam se preocupar em monitorar cada ticket manualmente, o que resulta em mais tempo para tarefas importantes.

2. Melhora na Satisfação do Cliente: Os clientes se sentem mais assistidos quando recebem lembretes sobre suas solicitações. A comunicação proativa evita frustrações e mal-entendidos.

3. Organização: O sistema se torna mais organizado ao eliminar automaticamente tickets que não estão mais ativos, permitindo que as equipes se concentrem no que realmente importa.

4. Relatórios e Análises: Com o uso da função de fechamento automático, é possível gerar relatórios com informações sobre tickets fechados, o que pode ser usado para identificar áreas de melhoria no atendimento.

5. Personalização: Cada empresa pode personalizar a automação segundo as necessidades específicas de seus clientes e seu modelo de negócios.

Exemplo Prático do Uso do SupportCandy

Imagine uma empresa que recebe uma quantidade significativa de tickets diariamente. Por causa do volume, alguns tickets podem acabar se tornando “esquecidos” e, portanto, a empresa lança mão do suporte automático da SupportCandy. Após a configuração, tickets que não obtêm respostas em um prazo de cinco dias começam a receber alertas. Mesmo assim, se o cliente não se pronunciar, após mais cinco dias, o ticket é fechado automaticamente.

Ao longo do processo, a equipe de suporte da empresa se viu com menos tickets abertos, permitindo mais foco e dedicação às solicitações que realmente demandam atenção. Além disso, os clientes sentiram que sua comunicação estava sendo devidamente considerada, pois não foram deixados sem resposta.

Conclusão

O recurso de fechamento automático de tickets do SupportCandy é uma ferramenta extremamente valiosa para empresas que buscam otimizar a gestão de seus chamados. Com configurações personalizáveis de inatividade, notificações proativas e um processo de fechamento organizado, não há dúvida de que essa funcionalidade contribui para um ambiente de trabalho mais eficiente e uma experiência positiva para os clientes.

Neste mundo digital e hiperconectado, onde cada segundo conta, ter um sistema de suporte que trabalha a favor da estratégia da empresa pode fazer tudo a diferença. Apostar no SupportCandy Automatic Close Tickets não é apenas sobre fechar tickets antigos, mas também sobre construir um relacionamento mais forte com o cliente e impulsionar a produtividade da equipe de suporte.