WS Form PRO – Google Sheets

Potencializando a Integração entre WS Form PRO e Google Sheets

Com a crescente demanda por soluções que otimizem a captura e análise de dados, a integração do WS Form PRO com o Google Sheets se destaca. Este recurso permite que as informações coletadas através de formulários sejam enviadas diretamente para uma planilha, simplificando o processo e garantindo uma organização eficiente dos dados.

Como Funciona a Integração?

A funcionalidade de envio de dados para o Google Sheets tem suas especificidades. Para utilizá-la, é preciso ter pelo menos uma planilha com cabeçalhos de campo na primeira linha. O procedimento de instalação e configuração pode parecer trabalhoso, mas, na prática, é bastante simples e rápido.

Instalando o WS Form PRO

A instalação do plugin Google Sheets é realizada da mesma forma que a instalação do WS Form PRO. Após a compra, você receberá uma chave de licença que precisará ser ativada. Para isso, siga os passos indicados:

• Acesse o menu de administração do WordPress e clique em WS Form.
• Vá para Configurações e selecione a aba Google Sheets.
• Insira a chave de licença recebida e clique em Ativar.

Conectando ao Google Sheets

Depois de ativar o plugin, é hora de conectá-lo ao Google Sheets. Para facilitar a conexão, siga estes passos:

• Acesse novamente o menu WS Form.
• Navegue até Configurações e clique na aba Google Sheets.
• Clique em Conectar e siga as instruções na tela. Se você ainda não tem uma conta do Google Sheets, é possível criar uma de forma rápida.

Criando um Formulário para o Google Sheets

Uma vez conectado, e é possível adicionar ações que direcionam dados para sua planilha. Ao editar seu formulário no WS Form, você pode seguir este processo:

1. Clique no ícone de Ações.
2. Clique no ícone de Adicionar para inserir uma nova ação.
3. Escolha “Adicionar ao Google Sheets”.

Dessa forma, será possível definir as configurações necessárias para que as informações do formulário sejam corretamente enviadas para a planilha.

Configurações do Google Sheets

A configuração do envio para o Google Sheets inclui algumas opções importantes:

• Quando esta ação deve ser acionada?: Aqui você pode definir se a ação será executada quando o formulário for salvo, enviado, ou ambos.
• ID da Planilha: Para conectar corretamente o formulário à sua planilha, é necessário fornecer o ID dela, que pode ser encontrado na URL quando você a está editando. Por exemplo: na URL https://docs.google.com/spreadsheets/d/1W3Gm5truVLbn0PZ8o6n2RrHCSwTMGsuP3cgNSYWcSqQ/edit, o ID é 1W3Gm5truVLbn0PZ8o6n2RrHCSwTMGsuP3cgNSYWcSqQ.

Mapeamento de Campos

O mapeamento de campos é um dos passos mais críticos nessa integração. É nesse momento que você irá conectar seus campos de formulário com as colunas da sua planilha do Google Sheets. Aqui está como fazer isto:

• Clique no ícone de Adicionar na seção de mapeamento de campos.
• À esquerda, escolha o campo do seu formulário.
• À direita, selecione a coluna correspondente na sua planilha.

É essencial garantir que cada campo do seu formulário esteja devidamente relacionado à sua respectiva coluna, o que facilitará a interpretação dos dados.

Campos de Arquivo

Uma das funcionalidades úteis durante o mapeamento é a opção de usar URLs. Se esta opção for selecionada, os campos que aceitam arquivo e assinatura serão preenchidos com URLs, utilizando a fórmula =HYPERLINK caso apenas um arquivo seja enviado. Isso garante que você tenha acesso direto aos arquivos, facilitando a gestão dos mesmos.

Mapeamento Personalizado

Caso você precise adicionar valores específicos em células do Google Sheets, a função de mapeamento personalizado é muito útil. Você pode, por exemplo, mapear uma origem de lead para uma célula da sua planilha:

1. Clique em Adicionar na seção de mapeamento.
2. Insira o valor ou variável do WS Form desejada.

Essa flexibilidade de configuração permite que você personalize ainda mais a forma como os dados são armazenados no Google Sheets, tornando a análise ainda mais eficiente.

Repetidores como Linhas

Outro recurso interessante do WS Form PRO é a possibilidade de enviar seções de repetição como linhas distintas na Google Sheets. Isso é especialmente útil para formulários que coletam múltiplas entradas de um mesmo tipo, como detalhes de um evento ou informações sobre várias pessoas.

Basta selecionar qual seção repetidora você deseja usar, e o WS Form criará uma linha na planilha para cada entrada dessa repetição, mantendo os dados organizados e prontos para análise.

Vantagens da Utilização do WS Form PRO com Google Sheets

A combinação do WS Form PRO com o Google Sheets traz uma série de benefícios significativos que podem auxiliar empresas de diferentes tamanhos e setores a melhorarem sua gestão de dados:

• Organização dos Dados: O envio automático de dados para a planilha garante que você tenha todas as informações em um único lugar, facilitando o acesso e análise.
• Agilidade: Com a possibilidade de enviar e processar dados em tempo real, a tomada de decisão se torna muito mais rápida e assertiva.
• Conformidade: A implementação de campos de opt-in ajuda as empresas a se adequarem às normas de proteção de dados, como as exigidas pelo GDPR.
• Flexibilidade: A personalização permite que cada negócio adapte as suas necessidades, tornando a ferramenta extremamente versátil.

Exemplos de Aplicação

Imagine que você está organizando um evento e precisa coletar informações dos participantes. Com o WS Form PRO e Google Sheets, você cria um formulário de inscrição que captura nome, e-mail, telefone e observações. Ao final, todos esses dados são enviados automaticamente para uma planilha, onde você pode filtrar, classificar e até realizar análises mais profundas sobre a audiência.

Outro exemplo seria para o setor de vendas. Suponha que você queira coletar leads através de um formulário em seu site. Integrando o WS Form PRO ao Google Sheets, cada nova submissão de lead será adicionada instantaneamente à sua planilha, permitindo que sua equipe de vendas trabalhe com dados sempre atualizados, facilitando o follow-up e a análise de conversão.

Considerações Finais

Integrar o WS Form PRO com o Google Sheets é uma maneira prática e eficiente de gerenciar dados coletados através de formulários. A simplicidade na configuração, combinada com a capacidade de personalizar a forma como os dados são enviados, garante que cada negócio possa adaptar essa ferramenta às suas necessidades específicas. Além disso, a conformidade com as leis de proteção de dados é uma preocupação que pode ser abordada de maneira eficaz utilizando essas práticas.

Portanto, se você ainda não explorou o potencial do WS Form PRO Google Sheets, agora é a hora de considerar essa integração como parte fundamental da gestão de dados da sua empresa.