SupportCandy – Email Piping

O Poder do Email Piping com SupportCandy

O conceito de email piping é uma verdadeira mão na roda tanto para os clientes quanto para os agentes de suporte. Com essa funcionalidade, é possível criar e responder a tickets diretamente do seu email, tornando o processo muito mais ágil e eficiente. Se pensarmos bem, ninguém gosta de ter que visitar um site, fazer login e todo aquele trâmite só para abrir um ticket ou responder. Essa facilidade certamente aumenta as chances de os clientes interagirem com suas solicitações e, consequentemente, obterem um suporte mais eficaz.

Como Funciona o Email Piping?

Imaginemos que você utilize o email [email protected] para gerenciar suas notificações de tickets. Para tirar vantagem do email piping, você deve estabelecer uma conexão de piping com essa conta de email.

• Quando alguém envia um email para essa conta, um novo ticket é automaticamente gerado.
• O cliente, que é o criador do ticket, recebe notificações por email sobre a confirmação do ticket, respostas dos agentes e quaisquer modificações realizadas. Ao responder a essas notificações, a mensagem fica vinculada ao ticket correspondente.
• Da mesma forma, os agentes também recebem notificações sobre novos tickets e respostas dos clientes. Eles podem, inclusive, responder diretamente a partir de suas caixas de entrada, e a resposta será automaticamente incorporada ao respectivo ticket.

Métodos de Piping

Para realizar o email piping, existem três métodos disponíveis:

• Autenticação IMAP Básica
• API do Gmail
• API do Microsoft Exchange

O IMAP é o método mais tradicional para o piping de emails, mas existem algumas limitações. Por exemplo, o Google e a Microsoft não permitem a autenticação IMAP básica, levando à implementação de uma conexão via API específica para esses serviços. O melhor de tudo é que essa configuração pode ser feita em menos de cinco minutos!

Gerenciando Múltiplas Contas de Email

Se a sua empresa possui mais de um email para comunicação, você certamente pode integrar todos eles ao SupportCandy. Nesse caso, basta encaminhar todos os emails das outras contas para a conta que já está pipada. Para isso, você deve listar as contas de email que fazem o encaminhamento nas configurações de email piping.

Um detalhe interessante é que você pode habilitar notificações adicionais de tickets a partir do endereço original de encaminhamento. Por exemplo, se você encaminhar mensagens de vendas ([email protected]) para o suporte ([email protected]), e ativar essa configuração, as notificações de tickets serão enviadas do email de vendas e não do suporte.

Regras de Piping

As regras de piping são fundamentais para configurar campos de ticket predefinidos com base em condições que você especificar. Você pode definir critérios como endereços de email de encaminhamento, endereço do remetente e palavras-chave que aparecem no assunto ou corpo do email.

Por exemplo, se no assunto ou corpo do email estiver escrita a palavra “Urgente”, você pode optar por definir a prioridade do ticket como “Alta”. É possível utilizar correspondência exata, correspondência com coringas ou expressões regulares para cada condição.

Configurações Adicionais para Piping

• Emails Permitidos: Você pode escolher se deseja só piping de novos emails, apenas respostas ou ambos.
• Usuários Permitidos: Configurar se os emails devem ser enviados apenas por usuários registrados ou por todos.
• Preferência de Corpo do Email: Decida se prefere o corpo do email em HTML ou texto.
• Importar CC: Mantenha os emails em cópia no loop ativando a importação de CC como destinatários adicionais.
• Bloquear Emails: Você pode bloquear emails específicos de serem pipados com base em assunto e endereço do remetente. É possível usar correspondência exata, caracteres coringa ou expressões regulares para essas condições.

Benefícios do Email Piping

O uso do SupportCandy Email Piping proporciona uma série de benefícios que vão desde a eficiência no atendimento ao cliente até melhorias na produtividade da equipe de suporte. Ao implementar essa funcionalidade, as empresas não apenas aceleram o tempo de resposta, mas também elevam a satisfação dos clientes. O fato de que as comunicações podem fluir de forma mais natural e intuitive, sem a necessidade de múltiplas etapas, resulta em um ambiente muito mais agradável tanto para os clientes quanto para os atendentes.

Uma vez que o cliente pode facilmente interagir através de sua própria caixa de entrada, isso pode reduzir consideravelmente a frustração que muitas vezes acompanha o uso de sistemas tradicionais de tickets. A abordagem de piping não só facilita o processo como também faz com que as interações sejam mais pessoais e menos formais.

Quando os agentes têm a possibilidade de gerenciar tickets diretamente de seus emails, isso também contribui para um fluxo de trabalho mais fluido e evita a perda de informações. Na prática, as equipes podem focar em resolver problemas em vez de gastarem tempo gerenciando diferentes plataformas. Essa integração traz agilidade e melhora o desempenho da equipe, garantindo que nenhum ticket fique esquecido.

Outro aspecto importante é a personalização que as regras de piping oferecem. As empresas podem ajustar suas operações de suporte de acordo com a necessidade do cliente, adaptando-se rapidamente à demanda. Se, por exemplo, você identificar que uma determinada palavra-chave frequentemente aparece em emails urgentes, pode ajustar as regras para priorizar esses tickets, garantindo que nada caia na “vala comum” dos tickets não urgentes.

Considerações Finais

No final das contas, o SupportCandy Email Piping não é apenas uma ferramenta, mas uma estratégia para otimizar o atendimento ao cliente. Ao facilitar a comunicação e a gestão de tickets, essa funcionalidade não apenas melhora a satisfação do cliente, mas também promove um ambiente de trabalho mais eficiente para os agentes. O que poderia ser um processo moroso e trabalhoso é transformado em algo ágil e fluido, promovendo uma cultura de atendimento excelente. Se a sua empresa busca maneiras de aprimorar a interação com seus clientes, adotar o email piping é, sem dúvida, um passo inteligente.