Projectopia – Expenses Add-On

Maximizando a Gestão Financeira com o Projectopia Expenses Add-On

O Projectopia Expenses Add On surge como uma ferramenta essencial para quem busca eficiência e controle nos gastos de projetos. Este complemento do Projectopia Core permite que equipes gerenciem fornecedores e despesas de maneira simplificada. Vamos explorar os benefícios, configurações e funcionalidades desse add-on.

O Que É o Projectopia Expenses Add-On?

O Projectopia Expenses Add On é um recurso que amplia as capacidades do Projectopia Core, facilitando a gestão de fornecedores e as despesas relacionadas. Para quem utiliza a versão 5.0.0 ou superior do Projectopia Core, a instalação desse complemento pode fazer toda a diferença na gestão financeira dos projetos.

Instalando e Configurando o Add-On

A instalação do Projectopia Expenses Add On é bem tranquila. Primeiro, você precisa garantir que possui o Projectopia Core na versão adequada. Após isso, basta fazer o upload do arquivo ZIP pelo WordPress e ativar o plugin. Uma vez ativado, você pode acessar a página de configurações do Projectopia e clicar na aba “Suppliers / Expenses”.

Se sua equipe precisa de um controle mais rigoroso, você pode ativar a funcionalidade que exige autorização de um administrador para despesas superiores a um certo valor. Essa é uma forma eficaz de manter os gastos sob controle e evitar surpresas no fim do mês. Caso não tenha essa necessidade, o plugin já estará pronto para uso imediato, sem a necessidade de configurações adicionais.

Gerenciando Fornecedores

Antes de registrar quaisquer despesas, você precisa adicionar um fornecedor ao sistema. Isso é feito na página de administração de fornecedores, onde é possível inserir detalhes relevantes como nome, endereço e informações de contato. Um aspecto importante a ser considerado aqui é a questão do imposto sobre vendas, como o VAT. Ao cadastrar um fornecedor que aplica esse imposto, é crucial preencher os detalhes corretamente, pois as despesas associadas a esse fornecedor automaticamente considerarão essa informação.

Outro ponto de destaque é a possibilidade de lidar com múltiplas moedas. Caso um fornecedor cobre em uma moeda diferente da utilizada pela sua empresa, você pode facilmente ajustar isso nas configurações do Projectopia. Após adicionar um fornecedor, as despesas vinculadas a ele poderão ser visualizadas na página administrativa, com gráficos que mostram o total de gastos mensais.

Adicionando Despesas

A seção de despesas do add-on é bem intuitiva. Em geral, existem duas páginas: uma mostra as despesas levantadas pelo usuário logado, enquanto a segunda (chamada de Expense Admin) é acessível para aqueles com permissão apropriada. Essa página traz um panorama completo de todas as despesas, incluindo aquelas que estão aguardando autorização.

Para registrar uma nova despesa, você deve selecionar um fornecedor e um projeto (se desejar vincular a despesa a um projeto específico). Em seguida, é possível adicionar os itens lineares da despesa. A seção vai calcular automaticamente o imposto com base nas informações do fornecedor.

Caso tenha ativado a autorização administrativa, o usuário que registrar a despesa receberá um aviso para solicitar a autorização antes que a despesa seja finalizada.

Autorização de Despesas

A funcionalidade de autorização é um grande diferencial do Projectopia Expenses Add On. Você pode optar por exigir que todas as despesas ou apenas aquelas acima de um certo valor sejam autorizadas por um administrador. Se essa funcionalidade estiver ativa, o usuário será notificado para solicitar autorização.

Após essa solicitação, um e-mail é enviado para os usuários autorizados, incluindo um link direto para a despesa em questão. Isso facilita a comunicação e a aprovação de despesas, garantindo que as permissões sejam respeitadas e que haja um controle maior sobre os gastos.

Integração com o Projectopia Core

Uma das grandes vantagens do Projectopia Expenses Add On é sua integração fluida com o Projectopia Core. Ao acessar o painel administrativo, você notará que um novo conjunto de dados sobre despesas é adicionado ao gráfico de receitas, permitindo uma visão mais holística da saúde financeira do projeto.

As despesas podem ser associadas a projetos específicos, o que significa que novas metaboxes aparecerão em cada projeto. Essas metaboxes exibirão as despesas vinculadas, facilitando a visualização do impacto financeiro de cada projeto individualmente. Adicionalmente, as despesas também são refletidas na tabela financeira do projeto, apresentando o lucro após a dedução de despesas.

Outros Add-Ons do Projectopia

O Projectopia oferece uma gama de outros add-ons que podem ser integrados para expandir ainda mais suas funcionalidades. Além do Projectopia Expenses Add On, você pode explorar:

• Projectopia Subscriptions Add-On: Para gerenciar assinaturas com mais eficiência.
• Projectopia Reporting Add-On: Para relatórios detalhados sobre o desempenho do projeto.
• Projectopia Bug Tracker Add-On: Para manter os erros sob controle e garantir a qualidade do projeto.
• Projectopia Roles & Permissions Add-On: Para gerenciar quem pode acessar o quê dentro da plataforma.

Esses add-ons se complementam e proporcionam uma experiência robusta na gestão de projetos, oferecendo ferramentas para maximizar a produtividade e a eficiência da equipe.

Conclusão

O Projectopia Expenses Add On é uma solução poderosa para quem busca simplificar a gestão de despesas e fornecedores dentro de projetos. Através de sua interface amigável e integração com o Projectopia Core, os usuários conseguem ter um controle financeiro mais eficaz. Com recursos de autorização de despesas, gráficos de desempenho e relatórios detalhados, é uma ferramenta indispensável para qualquer equipe que deseja otimizar sua performance. Se você está buscando um jeito de pegar as rédeas da sua gestão financeira, definitivamente considere o Projectopia Expenses Add On como parte do seu arsenal!