Ninja Forms – Capsule CRM

Automatizando Tarefas com Ninja Forms e Capsule CRM

O uso de formulários na web se tornou parte fundamental da estratégia de gerenciamento de projetos e atendimento ao cliente. Uma das ferramentas que tem se destacado nesse contexto é a integração entre o Ninja Forms e o Capsule CRM. Esta combinação poderosa permite automatizar a criação de tarefas a partir de submissões de formulários. Imagine que você possa, com um simples formulário, criar tarefas automaticamente e designá-las a membros da sua equipe, facilitando a organização e a administração de tarefas. É exatamente isso que o Ninja Forms Capsule CRM proporciona.

Criando Tarefas de Forma Eficiente

A extensão Ninja Forms Capsule oferece uma funcionalidade que possibilita a criação de tarefas diretamente a partir das informações coletadas em um formulário. Essa ferramenta é especialmente útil se você deseja que, ao submeter um formulário, uma tarefa seja criada automaticamente para um membro da equipe. Isso não só economiza tempo, mas também garante que nenhuma solicitação importante passe despercebida.

Campos de Tarefa

Dentro desse sistema de criação automática de tarefas, há diversos campos que podem ser personalizados. A seguir, discutiremos cada um deles e a sua importância na automação do fluxo de trabalho.

Descrição

A Descrição é o título da tarefa que será vista pelo responsável. Uma prática comum é definir esse campo diretamente no mapeamento, usando uma nomenclatura clara. Por exemplo, você pode rotular a tarefa como “Acompanhamento da Submissão do Formulário”. Isso garante que a pessoa designada para a tarefa saiba exatamente do que se trata logo de imediato.

Dias Até a Data de Vencimento

Este campo permite que você defina a data de vencimento da tarefa. Você pode optar por configurar um prazo fixo para essa tarefa ou deixar que o visitante do formulário determine isso. O mais importante é que a entrada deve ser em uma linguagem clara e simples, como “2 semanas” ou “3 dias”. Isso torna o processo intuitivo e acessível para todos os usuários.

Detalhe

No campo Detalhe, você pode incluir informações mais específicas sobre a tarefa. Aqui, o texto pode ser uma resposta direta do visitante do site, o que pode adicionar uma camada extra de contextualização à tarefa. Além disso, caso prefira não deixar essa opção aberta aos visitantes, você tem a liberdade de preencher essas informações previamente, garantindo que todas as tarefas criadas estejam em total conformidade com as suas expectativas.

Proprietário

O campo Proprietário é fundamental, já que ele especifica qual usuário do Capsule receberá a tarefa. É essencial assegurar que você insira o nome de usuário correto, que será o mesmo que a pessoa utiliza para fazer login no Capsule. Essa atribuição correta é crucial para que as responsabilidades sejam claras e a comunicação seja fluida.

Exemplo Prático de Mapeamento

Após definir todos esses campos, seu mapeamento deve se assemelhar a um modelo bem organizado, onde cada aspecto da tarefa foi minuciosamente configurado para maximizar a eficácia da comunicação e a clareza nas responsabilidades. Por exemplo, você poderia ter um mapeamento que apresenta:

• Descrição: “Acompanhamento da Submissão do Formulário”
• Dias Até Vencimento: “3 dias”
• Detalhe: “O cliente solicitação informações para o projeto X.”
• Proprietário: “joao.silva”

Vantagens de Usar Ninja Forms com Capsule CRM

Integrar o Ninja Forms ao Capsule CRM traz uma série de vantagens que podem ser decisivas para o sucesso do seu negócio. Aqui estão algumas das principais.

1. Aumento da Eficiência

A automação de tarefas significa que sua equipe pode gastar menos tempo gerenciando solicitações e mais tempo focando nas atividades que realmente importam. Isso leva a uma eficiência geral melhor.

2. Maior Clareza na Comunicação

Com a criação de tarefas diretamente a partir dos formulários, todos os detalhes importantes ficam documentados e atribuídos a uma pessoa específica. Isso reduz o risco de mal-entendidos e garante que as responsabilidades estão bem definidas.

3. Melhora no Atendimento ao Cliente

Ao garantir que toda solicitação gerada pelo formulário seja respondida em tempo hábil, você melhora a satisfação do cliente. Um sistema que responde rapidamente às necessidades dos usuários é um forte diferencial competitivo no mercado atual.

4. Flexibilidade

Com a possibilidade de personalizar os campos do formulário e do mapeamento, você pode adaptar o sistema a diferentes tipos de projetos e equipes. Isso significa que não importa quais sejam suas necessidades, você pode configurar seu fluxo de trabalho para atender exatamente a essas demandas.

Como Configurar o Ninja Forms com Capsule CRM

Agora que já vimos a importância e os benefícios desse sistema integrado, vamos abordar como você pode configurar o Ninja Forms para se conectar ao Capsule CRM.

1. Instalação do Ninja Forms

O primeiro passo é garantir que você tenha o plugin Ninja Forms instalado e ativado no seu site WordPress. Após a instalação, você poderá criar formulários novos, ou usar formulários existentes.

2. Adicionando a Extensão Capsule CRM

Depois que o Ninja Forms estiver ativo, procure pela extensão Capsule CRM na biblioteca de extensões do Ninja Forms e faça a instalação. Essa extensão proporcionará a integração que você precisa para criar tarefas no Capsule.

3. Criando um Novo Formulário

Crie ou edite um formulário que você deseja usar para gerar tarefas. Certifique-se de adicionar todos os campos necessários, como Nome, E-mail e qualquer informação relevante que será usada na tarefa.

4. Configurando Ações

Na aba de Ações do seu formulário, você precisará adicionar uma nova ação, escolhendo “Capsule CRM” como tipo de ação. Isso é onde você começará a mapear os campos do formulário para os campos de tarefa no Capsule.

5. Mapeie os Campos

Aqui, você vai vincular os campos do seu formulário aos campos de tarefa do Capsule. Isso significa que você precisa indicar qual campo será a Descrição, a data Vencimento, e assim por diante. É importante revisar cada mapeamento para garantir que tudo esteja corretamente configurado.

Melhores Práticas para Maximizar Resultados

Ao usar o Ninja Forms Capsule CRM, algumas práticas podem ajudar a maximizar os resultados da sua automação. Aqui estão algumas dicas:

• Teste o Formulário: Antes de disponibilizá-lo ao público, faça diversos testes para garantir que todas as integrações e mapeamentos estão funcionando corretamente.
• Revise Regularmente: Avalie periodicamente como as tarefas estão sendo geradas e se as informações estão sendo transmitidas corretamente. Isso permite que você faça ajustes e melhorias contínuas no processo.
• Coleta de Feedback: Pergunte à sua equipe sobre a eficácia do sistema. Isso pode trazer insights valiosos sobre como melhorar a experiência e o fluxo de trabalho.

A integração do Ninja Forms com o Capsule CRM é uma jogada inteligente para qualquer equipe que busca otimizar a sua forma de trabalhar e proporcionar um atendimento de qualidade. Com a automação adequada, você pode gastar menos tempo em tarefas administrativas e mais tempo no que realmente importa: atender os seus clientes e desenvolver seus projetos.