Newsletter – Import/Export

Newsletter Import Export: Facilitando a Gestão de Contatos

Gerenciar uma lista de contatos pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente quando lidamos com um número crescente de assinantes de newsletters. É aí que entra a funcionalidade de importação e exportação de dados, tornada possível através do complemento Import/Export do plugin de Newsletter. Com ele, você pode importar uma lista de contatos armazenados em formato CSV e mapear colunas para os campos dos assinantes, ou ainda exportar sua lista usando uma variedade de filtros.

Como Funciona a Importação de Dados

Quando falamos sobre a importação de dados, uma das perguntas mais frequentes é: “Quais dados podem ser importados?”. A resposta é simples; a lista inclui:

• Email (essencial)
• Primeiro nome
• Último nome
• Gênero
• País
• Região
• Cidade
• Todos os campos de perfil extras

Ao importar, você pode atribuir listas a assinantes importados, independentemente dos dados provenientes do arquivo importado. Para gerenciar a forma como os dados são tratados, existem três modos de importação: atualizar, sobrescrever e ignorar.

Formas de Importar os Dados

Os dados podem ser disponibilizados em um arquivo de texto (CSV) ou ainda podem ser copiados e colados. Em alguns casos, copiar e colar pode ser a melhor opção, especialmente quando problemas de codificação ou caracteres específicos de um determinado idioma surgem; isso se deve à conversão automática realizada pelo navegador. Ao fazer isso, é vital lembrar de incluir uma primeira linha com os nomes das colunas.

Formatação do Arquivo CSV

Um arquivo CSV pode ser gerado pelo Excel através do recurso “Salvar como”, ou então, copiando e colando do Excel para um editor de texto e salvando com a extensão “csv”. O arquivo deve conter uma primeira linha com os nomes dos campos, sem restrições em relação à ordenação. Por exemplo:

Email;Último nome;Primeiro nome;Cidade
[email protected];Litracus;Stefano;Roma

Após isso, você poderá mapear essas colunas para os campos dos assinantes em um painel de configuração especial durante o processo de importação.

Ignorando Colunas Irrelevantes

Caso o CSV contenha colunas que não são relevantes para a importação, não há problemas; basta não mapear essas colunas para os campos dos assinantes e elas serão ignoradas automaticamente. Essa flexibilidade permite que você mantenha seu arquivo organizado e focado apenas nas informações necessárias.

Exportação de Dados do Facebook e Possíveis Erros

A exportação de dados do Facebook é um pouco peculiar, pois é codificada de uma maneira específica (UTF-16 LE), o que torna a leitura por este complemento inviável. Para contornar isso, você pode abrir o arquivo CSV do Facebook no Excel e regravá-lo como CSV UTF-8. É importante não utilizar delimitadores de texto nessa etapa.

Se a importação não estiver funcionando como esperado, provavelmente o arquivo não está no formato correto ou na codificação apropriada. Nesse caso, abrir o arquivo no Excel e exportar os dados em CSV codificado em UTF-8, sem delimitadores de texto, pode resolver o problema. O separador de campo pode ser um ponto e vírgula ou uma tabulação, conforme sua preferência.

Correspondência de Assinantes Durante a Importação

O único campo obrigatório durante a importação é o endereço de e-mail. Esse dado é utilizado para verificar se o assinante já está registrado em seu banco de dados e, dependendo do modo de importação escolhido, o sistema trata os dados de maneira diferente.

Modos de Importação

Na importação, seus dados podem incluir e-mails já registrados. Portanto, você deve decidir como tratar os assinantes que já estão na sua lista:

• Modo Ignorar: Não é feita nenhuma ação e os dados importados são simplesmente desconsiderados.
• Modo Atualizar: O perfil do assinante é atualizado com os novos dados, mas os antigos não envolvidos na ação de importação permanecem intactos.
• Modo Sobrescrever: Os dados do assinante são esvaziados e, em seguida, preenchidos com as informações importadas. Isso preserva a ID do assinante e o histórico (cliques, newsletters recebidas etc.), mas os outros campos são apagados.

Assinantes novos, claro, são apenas criados no sistema.

Importando de MailPoet

Se optar pela opção MailPoet, você também pode importar assinantes desse sistema. É preciso decidir quais listas considerar e o modo de importação (como discutido anteriormente). As listas de newsletters podem ser atribuídas a esses assinantes. O status dos assinantes também será mapeado; por exemplo, contatos confirmados ou com problemas de envio manterão seus status. É interessante notar que assinantes inativos serão importados como confirmados.

Solução de Erros Durante a Importação

Após a conclusão da importação, um relatório é exibido com erros e seus números de linha correspondentes. Esse relatório é frequentemente suficiente para dar uma ideia dos registros que foram ignorados e como consertá-los. Informações mais detalhadas podem ser encontradas nos arquivos de log na página do System > Logs, onde você encontrará um arquivo import-xxx.txt.

Caso precise de ainda mais detalhes sobre o processo de importação, você pode temporariamente ajustar o nível de log para depuração nas configurações principais do Newsletter e executar a importação novamente. O arquivo de log conterá passo a passo tudo o que ocorreu durante a importação. É importante lembrar de redefinir o nível de log para erro após a conclusão do processo.

Emails de Ativação e Boas-Vindas

Durante o processo de importação, não são enviados e-mails de boas-vindas ou ativação. Se você deseja solicitar que os assinantes confirmem suas inscrições, importe-os como “não confirmados” e envie uma newsletter adicionando um link ou botão que utilize a tag {subscription_confirm_url}, convidando-os a clicar para confirmar sua inscrição.

Com todas essas ferramentas e práticas em mãos, a gestão de suas newsletters se torna não apenas mais eficiente, mas também muito mais organizada. A importação e exportação de dados se transforma em um recurso fácil e acessível, crucial para otimizar sua comunicação com os assinantes e impulsionar o sucesso do seu marketing digital.

Ao considerar uma estratégia de comunicação robusta e eficaz, é importante lembrar que a utilização correta da ferramenta de importação e exportação da sua newsletter pode fazer toda a diferença. Assim, você não apenas mantém os contatos atualizados, mas também garante que cada assinatura seja um passo rumo à construção de um relacionamento mais próximo e duradouro com seu público.