Give – PDF Receipts

Como Automatizar o Envio de Recibos em PDF para Doadores

Ter um sistema eficiente para gerar recibos em PDF para doações é essencial para qualquer organização que deseje manter um bom relacionamento com seus doadores e facilitar a gestão financeira. O uso de ferramentas específicas pode automatizar esse processo e torná-lo mais eficaz, tendo como principal função a entrega de documentos que os doadores podem utilizar para suas registros pessoais ou até para declarar imposto de renda. Neste guia, vamos explorar como configurar e utilizar essas ferramentas de forma otimizada.

Configuração Inicial do Sistema de Recibos em PDF

Antes de começar a gerar recibos em PDF, o primeiro passo é instalar um plugin adequado para essa função. Após a instalação, é fundamental ativar a licença do plugin para garantir acesso a funcionalidades como atualizações automáticas e suporte prioritário. Esse passo é crucial para que a ferramenta funcione perfeitamente e você possa receber suporte em caso de problemas.

Métodos de Geração de PDFs

Um recurso interessante do plugin é que existe mais de uma forma de gerar os PDFs. Os dois métodos principais são o Construtor de PDF Personalizado e o Templates de PDF.

1. Construtor de PDF Personalizado: Essa opção oferece flexibilidade, permitindo personalizar completamente o conteúdo e design do PDF. Você pode usar HTML para adaptar a aparência da receita ao seu gosto.

2. Templates de PDF: Esta é a opção mais direta, onde você utiliza modelos pré-configurados. Aqui a personalização é mais limitada, mas ainda assim oferece várias opções para escolher.

Esses métodos não só facilitam o processo de geração de recibos, mas também permitem que a ONG mantenha uma identidade visual coerente com sua marca.

Personalizando Receitas com o Construtor de PDF

Se optar pelo Construtor de PDF Personalizado, você terá acesso a uma série de templates no TinyMCE, um editor que permite a customização dos documentos. Aqui, você pode:

• Modificar textos, imagens e a estrutura HTML do recibo.
• Escolher um modelo que se adeque a sua necessidade, dando-lhe um nome personalizado para salvamento.

A capacidade de adaptar um recibo para refletir a identidade da sua organização é um grande benefício, pois fortalece a imagem da instituição para os doadores.

Tags de Template disponíveis

Um dos recursos mais legais desse sistema é a inclusão de tags dinâmicas que permitem inserir informações específicas da doação diretamente no recibo. Aqui estão algumas das principais tags:

• {doação_nome}: Nome da doação realizada.
• {primeiro_nome}: Nome do doador.
• {data}: Data da doação.

Essas tags facilitam o preenchimento automático do recibo, tornando tudo mais prático e rápido.

Criando o PDF Personalizado

Ao construir seu PDF a partir de um template em branco, é importante ter em mente algumas dicas para evitar problemas técnicos:

1. Evite layouts complexos: Estruturas muito complicadas podem atrasar a geração ou causar falhas.

2. Utilize validadores HTML: Antes de finalizar seu HTML, passe-o por um validador para se assegurar de que não há erros que comprometam a geração do PDF.

3. Cuidado com CSS: Alguns parâmetros de CSS, como floats, podem causar comportamentos inesperados. Utilize estilos simples e diretos.

Se seguir essas orientações, você conseguirá criar recibos em PDF que não apenas atendem às exigências legais, mas que também são visualmente agradáveis.

Configurando Templates de PDF

Caso prefira a opção de Templates de PDF, você pode escolher entre 12 modelos pré-definidos. O processo é simples:

• Escolha um Template: Selecione um dos modelos que melhor se adapta à sua necessidade.
• Upload do Logo: Insira a logomarca da sua organização para que cada recibo reflita sua identidade visual.
• Informações de Contato: Adicione nome, endereço e e-mail, que aparecerão no recibo.

Além disso, você pode personalizar textos que aparecerão no cabeçalho e rodapé do recibo, como mensagens de agradecimento. Isso adiciona um toque pessoal que certamente será apreciado pelos doadores.

Enviando o PDF Para os Doadores

Para que os doadores tenham acesso ao PDF, você pode incluir um link no e-mail de confirmação da doação. Para isso, navegue até a configuração de e-mails no plugin e insira a tag {pdf_receipt} na mensagem enviada. Assim, ao receber o e-mail, o doador terá um link para download diretamente na confirmação.

É importante frisar que não é necessário que os doadores tenham uma conta para acessar os PDFs. Os recibos são gerados automaticamente com base nas informações da doação, economizando recursos do servidor ao gerar documentos somente quando requisitados.

Acessibilidade dos Recibos em PDF

Uma vez que o sistema esteja configurado, seus doadores poderão acessar seus recibos PDF em diferentes locais, dependendo das configurações escolhidas. Os principais locais incluem:

• Página de Confirmação da Doação (Templates Legados e Multi-Passo)
• Dashboard do Donor
• Página de Histórico de Doações

Além disso, é possível criar recibos diferentes para campanhas distintas, o que permite um nível extra de personalização e organização no acompanhamento das doações.

Doações Recorrentes e PDF Receipts

Se você estiver usando uma ferramenta para doações recorrentes, poderá incluir informações detalhadas sobre essas doações nos PDFs gerados. Tags como {frequência_assinatura} e {data_cancelamento} permitem que os doadores vejam facilmente os detalhes das doações feitas em um formato claro e estruturado.

Downloads em Lote

Outra funcionalidade bastante útil do sistema é a possibilidade de realizar downloads em lote de todos os recibos gerados dentro de um determinado período. Isso facilita a fiscalização e o registro contábil da ONG. Para isso, basta acessar as ferramentas de PDF no painel de administração e seguir as instruções para gerar um arquivo ZIP com todos os recibos desejados.

Esse recurso é especialmente interessante para instituições que precisam enviar relatórios anuais ou simplesmente manter um controle mais rigoroso de suas operações.

Utilizando uma combinação dessas ferramentas e práticas, sua organização não apenas melhorará a eficiência na gestão das doações, mas também irá aprimorar a experiência do doador, assegurando que eles recebam toda a documentação necessária de forma rápida e simples.

Implementar recibos em PDF eficientemente pode ser a chave para manter um fluxo saudável de doações e um relacionamento próspero com os doadores. Além disso, ao reforçar a confiança e a transparência, sua organização estará sempre um passo à frente.