Email action for Booknetic workflows

Potencializando a Automação de Processos de Agendamento: Email Action para Workflows do Booknetic

No mundo dos negócios, otimizar processos e automatizar tarefas repetitivas é fundamental para garantir eficiência e agilidade. O módulo de Workflows do Booknetic, introduzido na versão 3, traz uma gama de opções que permitem gerenciar agendamentos e construir processos de negócios de forma fluida e eficaz. Um dos aspectos mais interessantes desse módulo é a capacidade de enviar emails automáticos, uma ação que pode transformar a comunicação com clientes e a gestão interna da sua equipe. Vamos destrinchar como a ação de email para workflows do Booknetic pode ser aproveitada ao máximo.

Entendendo os Workflows

O Workflow é uma ferramenta poderosa que capacita os usuários a automatizar ações de agendamento e criar processos de negócios personalizados. A essência do Workflow é a possibilidade de definir uma série de passos que serão realizados automaticamente quando certas condições forem atendidas. Por exemplo, ao efetuar uma reserva, você pode configurar um envio de email automático para que o cliente receba a confirmação daquele agendamento.

O recurso não apenas permite o envio de emails, mas também se integra com outras plataformas e serviços, possibilitando interações mais variadas, como notificações via SMS ou Telegram, e até mesmo a mudança de status de uma consulta. O objetivo é claro: facilitar a gestão de eventos e assegurar que informações cruciais sejam compartilhadas rapidamente.

Ações Suportadas

O módulo trabalha com uma lista diversificada de ações que podem ser automatizadas, entre elas:

• Envio de Email: Notificações e comunicações personalizadas, essenciais para manter clientes informados.
• Envio de SMS: Utilizando serviços como Twilio ou Amazon SNS para mensagens rápidas.
• Mensagens via WhatsApp: Ideal para empresas que utilizam esse canal de comunicação popular.
• Mensagens pelo Telegram: Outro canal que pode ser integrado para facilitar a comunicação com a equipe.
• Mudança de Status de Agendamento: Permite atualizar o status de um agendamento em tempo real.
• Solicitações HTTP(s): Através de webhooks, você pode integrar o sistema com outras aplicações.

Gatilhos de Workflow

Esses gatilhos são os eventos que iniciam as ações definidas no Workflow. São fundamentais para a definição do que e quando as ações devem ser executadas. Alguns dos gatilhos mais utilizados incluem:

• Novo agendamento criado
• Alterações no agendamento, como remarcações ou cancelamentos
• Mudanças de status do agendamento
• Fim do agendamento, com opções para notificações antes ou depois do término
• Criação de novos clientes

Criando Algoritmos de Workflow

O grande diferencial do Booknetic é a possibilidade de criar múltiplos algoritmos de Workflow. Cada um deles pode combinar diferentes gatilhos e ações para criar cenários de automação complexos. Por exemplo, você pode programar que uma série de emails seja enviada automaticamente para um cliente após a finalização de uma consulta, com informações sobre serviços adicionais que possam interessá-lo.

Campos de Gatilhos

Cada gatilho possui um conjunto específico de campos que podem ser preenchidos. No caso do gatilho de envio de email, você encontrará campos como “Para”, “Assunto”, “Corpo” e “Anexo”. O campo “Para” permite múltiplos endereços de email, possibilitando que você envie mensagens para vários destinatários ao mesmo tempo. Utilize palavras-chave padrão para enriquecer os campos de Assunto e Corpo, tornando suas comunicações mais personalizadas e atraentes.

Exemplos Práticos de Uso

A versatilidade dos workflows de email permite uma infinidade de aplicações práticas, tais como:

• Confirmação de Agendamento: Ao finalizar uma reserva, o cliente pode receber imediatamente um email de confirmação com detalhes.
• Cancelamentos: Notificações automáticas para clientes e equipe quando um agendamento é cancelado.
• Remarcação: Procedimentos automáticos que informam todos os envolvidos sobre alterações de horários.
• Follow-up Pós-Consulta: Após um agendamento, você pode enviar um email para o cliente incentivando o feedback ou sugerindo novos serviços.
• Compartilhamento de Documentos: Se um cliente precisa enviar algum documento, isso pode ser solicitado automaticamente, com o envio do arquivo para a equipe via Telegram.
• Envio de Faturas: Com o complemento de Faturas, você pode gerar e enviar invoices automaticamente através de emails.
• Notificações para Administradores: Imediatamente após alterações no status de um agendamento, admin pode ser notificado.
• Revisões de Serviços: Incentivar feedback após serviços prestados, aumentando a visibilidade do seu negócio.

Filtros Suportados

Os filtros são uma maneira eficaz de refinar a execução dos seus workflows, assegurando que as ações necessárias ocorram apenas sob circunstâncias especificas. Confira os principais:

• Filtro por Local: Especifique onde a ação deve ocorrer, permitindo criar workflows diferentes para cada filial de sua empresa.
• Filtro por Serviço: Direcione ações para serviços específicos, ideal para empresas que oferecem uma variedade de opções.
• Filtro por Funcionário: Focalize em membros da equipe específicos para enviar comunicações ou notificações relacionadas a suas responsabilidades.
• Filtro por Status: Ative workflows em diferentes fases do ciclo de vida do agendamento.
• Origem do Chamado: Identifique a origem do gatilho, se foi iniciado por um cliente ou internamente, para ajustar a resposta.
• Filtro por Localidade: Recurso valioso para negócios multilingues, permitindo ajustar a comunicação de acordo com o idioma do cliente.

A automação através das ações de email para workflows do Booknetic pode não apenas modernizar o funcionamento do seu negócio, mas também enriquecer a experiência do cliente e integrar a comunicação interna de forma eficiente. Esses recursos criam uma rede dinâmica que conecta todos os aspectos do atendimento, desde a primeira consulta até o feedback pós-serviço, estabelecendo um padrão de excelência no atendimento ao cliente.