Newsletter – Import

Wprowadzenie do Importu Newsletterów

Importowanie subskrybentów do systemu Newsletter to kluczowy aspekt zarządzania kampaniami marketingowymi online. Dzięki odpowiednim narzędziom, takim jak dodatek Import/Export dla wtyczki Newsletter, można z łatwością importować i zarządzać listami kontaktów. W tym artykule szczegółowo przedstawimy, jak przebiega proces importu oraz co należy wiedzieć, aby efektywnie zarządzać swoimi subskrybentami.

Jakie dane mogą być importowane?

Podczas importowania subskrybentów można uwzględnić różnorodne dane, co umożliwia lepsze dostosowanie komunikacji i segmentację bazy odbiorców. Oto kluczowe pola, które można importować:

• Email – jest to pole obowiązkowe, które identyfikuje subskrybenta.
• Imię – umożliwia personalizację wiadomości.
• Nazwisko – dodatkowo personalizuje komunikację.
• Płeć – przydatne do segmentacji list.
• Kraj, Region, Miasto – dane geograficzne, które pomagają w określeniu lokalizacji subskrybentów.
• Dodatkowe pola profilu – można zmieniać, aby dostosować dane do specyfiki kampanii lub preferencji subskrybentów.

Warto zaznaczyć, że listy subskrybentów można przypisać podczas importu, ale nie zostaną odczytane z zaimportowanych danych.

Metody importu danych

Przy importowaniu danych istnieją dwie główne metody: metoda za pomoca pliku oraz metoda kopiowania i wklejania.

1. Plik CSV: Można użyć pliku tekstowego w formacie CSV, co jest jedną z najbardziej popularnych metod. Plik ten można wygenerować w programie Excel, korzystając z opcji “Zapisz jako”.

2. Kopiowanie i wklejanie: Czasami lepszym rozwiązaniem może być skopiowanie danych bezpośrednio z arkusza kalkulacyjnego i wklejenie ich w odpowiednie pole. Ma to swoje zalety w przypadku problemów z kodowaniem lub specyficznymi znakami, ponieważ przeglądarka automatycznie konwertuje dane.

Przy korzystaniu z metody kopiowania i wklejania, ważne jest, aby dodać pierwszy wiersz z nazwami kolumn.

Format danych

Podczas importu danych w formacie CSV, istotne jest, aby plik miał poprawny nagłówek. Przykładowy format CSV to:

Email;Nazwisko;Imię;Miasto
[email protected];Litracus;Stefano;Roma

Warto dodać, że kolejność kolumn nie ma znaczenia, gdyż podczas procesu importu mapuje się je do odpowiednich pól subskrybentów.

Kolumny, które nie będą importowane

Jeżeli w pliku CSV znajdują się kolumny, które nie są istotne dla importu, nie ma problemu – wystarczy, że nie zostaną one zamapowane do pól subskrybentów, a system je zignoruje.

Eksport z Facebooka i błędy w importowaniu

Eksport danych z Facebooka może być problematyczny, ponieważ pliki są zapisane w formacie UTF-16 LE. Aby móc je wykorzystać w dodatku, konieczne jest otworzenie pliku w Excelu i zapisanie go ponownie w formacie UTF-8 CSV, przy zachowaniu braku znaków ograniczających.

Jeżeli import nie działa, często problem może być związany z nieprawidłowym formatem lub kodowaniem pliku. Zapisanie danych w formacie UTF-8 bez znaków ograniczających powinno poprawić sytuację.

Dopasowywanie subskrybentów

Podczas importu kluczowe jest, że jedynym wymaganym polem jest adres e-mail. Służy on nie tylko do dodawania subskrybentów, ale również do sprawdzania, czy już istnieją w bazie danych. W zależności od wybranego „trybu importu”, system traktuje dane na różne sposoby.

Tryby importu

Podczas importu można napotkać na konieczność działania w przypadku, gdy e-maile są już zarejestrowane w systemie. Dostępne są trzy tryby:

• Tryb pomijania (Skip) – nie podejmowane są żadne działania, a dane są pomijane.
• Tryb aktualizacji (Update) – profil subskrybenta jest aktualizowany nowymi danymi, ale stare dane, które nie były brane pod uwagę, są zachowane.
• Tryb nadpisywania (Overwrite) – dane subskrybenta są czyszczone, a następnie uzupełniane nowymi danymi. Choć to nadpisuje dane, identyfikator subskrybenta i historia (kliki, wysłane newslettery itp.) pozostają nienaruszone.

W przypadku nowych subskrybentów, będą oni po prostu tworzeni.

Import z MailPoet

Jeśli zdecydujesz się na import subskrybentów z MailPoet, będziesz musiał określić, które listy powinny być uwzględnione oraz wybrać odpowiedni tryb importu. System automatycznie przekaże status subskrybentów, na przykład potwierdzeni lub odnotowani będą zachować swój status. Warto zwrócić uwagę, że subskrybenci Inactive będą importowani jako Confirmed.

Rozwiązywanie błędów podczas importu

Po zakończeniu importu wygenerowany zostaje raport błędów z numerami wierszy, co ułatwia naprawę. Zazwyczaj raport ten wystarcza, aby zidentyfikować problematyczne rekordy. Dla uzyskania bardziej szczegółowych informacji można skorzystać z logów na stronie System > Logi, gdzie znajdują się pliki eksportowe importów, takie jak import-xxx.txt.

Dla bardziej wnikliwej analizy procesu importu, można tymczasowo ustawić poziom logowania na „debug” w głównych ustawieniach Newslettera i ponownie przeprowadzić import. Pamiętaj, aby po zakończeniu zmienić poziom logowania na „error”.

Aktywacja i e-maile powitalne

Podczas importu nie są wysyłane żadne wiadomości aktywacyjne ani powitalne. Jeżeli chcesz, aby subskrybenci aktywowali swoje konta, powinieneś zaimportować ich jako „niepotwierdzeni” i wysłać newsletter z linkiem lub przyciskiem, korzystając z tagu {subscription_confirm_url}, zapraszając ich do kliknięcia, aby potwierdzić subskrypcję.

Korzyści z korzystania z Import/Export Addonu do Newsletterów

Korzystanie z dodatku Import/Export w systemie Newsletter daje szereg korzyści, które mogą znacząco poprawić efektywność zarządzania subskrybentami. Umożliwia on szybkie i łatwe importowanie danych, co jest istotne dla firm działających w dynamicznych branżach. Ponadto, pozwala na uniknięcie błędów, które mogą wyniknąć z ręcznego wprowadzania danych, co oszczędza czas oraz zmniejsza ryzyko pomyłek.

Dzięki różnorodnym opcjom mapowania danych oraz różnym trybom importu, użytkownicy mają pełną kontrolę nad tym, w jaki sposób ich subskrybenci są dodawani i zarządzani. Bez względu na to, czy importujesz nowych subskrybentów, czy aktualizujesz dane już istniejących, dodatek Import/Export w systemie Newsletter spełnia swoje zadanie i przyczynia się do efektywniejszej komunikacji z odbiorcami.

Effektywne zarządzanie subskrybentami wymaga dopasowania procesów do indywidualnych potrzeb, a zastosowanie narzędzi takich jak Import/Export Addon dla Newslettera pozwala osiągnąć zamierzone cele marketingowe. Znajomość metod i najlepszych praktyk związanych z importowaniem subskrybentów to klucz do sukcesu w każdej kampanii e-mailowej.