SupportCandy – Automatic close tickets

SupportCandy Automatic Close Tickets : Une solution efficace pour les tickets inactifs

Dans le monde du support client, la gestion des tickets devient parfois un véritable casse-tête, notamment lorsqu’il s’agit de savoir comment traiter les tickets qui restent inactifs pendant une période prolongée. C’est ici qu’intervient le système SupportCandy Automatic close tickets, qui vous permet de gérer ces situations avec une grande flexibilité et une efficacité accrue.

Développement

Comment fonctionne le système ?

Le système de fermeture automatique des tickets de SupportCandy fonctionne de manière simple et intuitive. En tant qu’administrateur, vous avez la possibilité de personnaliser plusieurs aspects de cette fonctionnalité pour adapter son utilisation à votre contexte spécifique. Voici comment cela fonctionne concrètement :

1. Définition de la durée d’inactivité : C’est vous qui décidez après combien de jours d’inactivité un ticket doit être fermé. Par exemple, si vous choisissez un délai de 7 jours, cela signifie que si aucune action n’est entreprise sur un ticket pendant cette période, il sera automatiquement clôturé.

2. Sélection des statuts de ticket : Vous avez également la liberté de spécifier quels statuts de ticket doivent être pris en compte pour cette fonctionnalité. Peut-être que pour certains tickets, vous ne souhaitez pas qu’ils soient fermés automatiquement. Par exemple, un ticket en attente de réponse d’un client peut rester ouvert même après une certaine période d’inactivité.

3. Avertissements par email : Une des caractéristiques les plus appréciables de cette fonctionnalité est la possibilité d’envoyer des avertissements par email au client. Avant la fermeture automatique du ticket, des emails de rappel peuvent être configurés pour être envoyés selon un calendrier spécifique. Cela vous permet de maintenir une communication active avec le client, en lui donnant une chance de réagir avant que le ticket ne soit clos.

4. Fermeture automatique : Si, après l’envoi des courriels d’avertissement, le client ne réagit toujours pas et que la période d’inactivité définie est atteinte, le ticket sera alors automatiquement fermé. Cela permet non seulement de garder votre système de tickets organisé, mais également d’ajuster les ressources de votre équipe à des cas où une réponse est effectivement attendue.

Avantages de l’utilisation de SupportCandy Automatic Close Tickets

Le SupportCandy Automatic close tickets ne se contente pas d’automatiser un processus ; il transforme également la façon dont vous gérez les tickets de support client. Voici quelques avantages notables à considérer :

1. Gain de temps : En automatisant le processus de fermeture des tickets inactifs, vous libérez du temps pour votre équipe. Ils peuvent se concentrer sur des tickets qui nécessitent réellement une attention, au lieu de passer du temps à gérer ceux qui restent sans réponse.

2. Amélioration de l’expérience client : En envoyant des avertissements par email, vous montrez à vos clients que vous vous souciez de leur situation. Cela peut mener à une meilleure satisfaction client, puisqu’ils sont informés et ont la possibilité de réagir.

3. Meilleure organisation : Avec moins de tickets inactifs dans votre système, vous disposez d’une vue plus claire et plus organisée des demandes de vos clients. Cela rend la gestion des tickets beaucoup plus fluide et efficace.

4. Personnalisation : Chaque entreprise a ses propres besoins en matière de support. La possibilité de personnaliser la durée d’inactivité et les statuts pris en compte vous permet d’adapter la solution à votre modèle d’affaires spécifique.

5. Suivi des performances : En utilisant les rapports et statistiques disponibles via le système, vous pouvez analyser les données des tickets fermés automatiquement. Cela peut vous fournir des informations précieuses sur les comportements des clients et sur les points à améliorer dans votre service.

Exemples d’application

Pour illustrer davantage l’impact du système SupportCandy Automatic close tickets, prenons deux exemples pratiques :

• Exemple 1 : Une entreprise de vente en ligne reçoit plusieurs tickets liés à des demandes de remboursement. L’administrateur configure le système pour fermer ces tickets après 5 jours d’inactivité, avec un avertissement envoyé 3 jours avant la fermeture. Si un client n’a pas répondu au bout de ces 5 jours, le ticket est clôturé, permettant ainsi à l’équipe du service client de se concentrer sur d’autres demandes plus pressantes.

• Exemple 2 : Un service de dépannage technique a des tickets qui, souvent, restent ouverts pendant un certain temps. Dans ce cas, l’administrateur définit un délai de 10 jours, car il sait que les clients peuvent avoir besoin de plus de temps pour résoudre des problèmes complexes. Ils envoient un email d’avertissement 7 jours après l’ouverture du ticket. Cette approche leur permet de garder une communication ouverte avec le client tout en s’assurant que le système reste actif.

Intégration avec d’autres fonctionnalités

Un autre aspect important de SupportCandy Automatic close tickets est son intégration fluide avec d’autres fonctionnalités de support client. Par exemple :

• Système de notation de satisfaction client : Après la fermeture d’un ticket, vous pouvez envoyer une enquête de satisfaction au client. Cela permet de recueillir des retours d’expériences et d’améliorer constamment votre service.

• Création de rapports automatisés : Les tickets fermés automatiquement peuvent être inclu dans des rapports périodiques, permettant à l’entreprise d’analyser la fréquence des interactions clients et les performances du service.

• Intégration CRM : Vous pouvez lier ce système à votre outil de gestion de la relation client (CRM) afin de garder une trace de l’historique des tickets. Cela vous aidera à personnaliser davantage l’expérience client.

Conclusion

Le système SupportCandy Automatic close tickets est une véritable bouffée d’air frais pour les équipes de support qui cherchent à améliorer leur efficacité et à offrir un meilleur service à leurs clients. Grâce à sa flexibilité dans le paramétrage des délais et des statuts, ainsi qu’à ses fonctionnalités d’avertissement par email, il permet non seulement d’optimiser la gestion des tickets, mais aussi de construire une relation de confiance avec les clients.

En fin de compte, investir dans des outils comme SupportCandy Automatic close tickets peut rendre votre support client proactif et réactif, vous aidant à répondre aux attentes toujours croissantes des consommateurs d’aujourd’hui.