WP ERP – Attendance

WP ERP Attendance Management: Kompleksowy Przewodnik

Zarządzanie obecnością pracowników w firmie to kluczowy element efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi. Dzięki wtyczce WP ERP Attendance, proces ten staje się znacznie prostszy i bardziej przejrzysty. Poniżej przedstawiamy wszystkie kluczowe aspekty zarządzania obecnością, które oferuje ten system.

Rozwój

Instalacja i Pierwsze Kroki

Po zakupie rozszerzenia Attendance, będziesz musiał pobrać wtyczkę z zakładki Moje Konto na stronie WP ERP. Instalacja jest podobna do instalacji każdej innej wtyczki WordPress – wystarczy przejść do WP Admin Dashboard → Wtyczki → Dodaj nową → Prześlij plik z add-onem i aktywować go.

Po zakończeniu instalacji, możesz przejść do sekcji “Ustawienia” w ramach WP ERP, aby dostosować system do swoich potrzeb. W zakładce HR znajdziesz opcje konfiguracyjne dla Attendance, które pozwalają na określenie różnych aspektów funkcjonowania systemu, takich jak czas łaski przed i po rejestracji czy ograniczenia IP dla samodzielnej obsługi obecności.

Ustawienia Obecności

W panelu administracyjnym należy skierować się do WP ERP → Ustawienia → HR → Więcej → Obecność, aby skonfigurować kluczowe ustawienia. Można tu ustawić czas łaski – na przykład, czas, jaki pracownik ma na zarejestrowanie swojego przyjścia przed rozpoczęciem godzin pracy. Konfiguracja ta pozwala na dostosowanie czasu, w jakim pracownicy mogą wdrażać samodzielne rejestry swojej obecności z zabezpieczeniami w postaci blokady IP.

Tworzenie Zmian

Tworzenie zmian (shiftów) jest wymogiem niezbędnym do właściwego działania systemu. Nawet jeśli godziny pracy w biurze to 9:00-17:00, należy utworzyć odpowiednią zmianę. Można to zrobić poprzez WP Admin Dashboard → WP ERP → HR → Obecność → Zmiany, a następnie klikając “Dodaj Nową Zmianę”. Wymagane będą podstawowe dane, takie jak nazwa zmiany, czas rozpoczęcia i zakończenia, oraz dni wolne od pracy.

Przykładowo, jeśli Twoja firma pracuje w systemie zmianowym, możesz stworzyć dwie zmiany – poranną i nocną. Jeśli zarządzasz zespołem z wieloma pracownikami, łatwe zarządzanie tymi zmianami jest kluczowe.

Zarządzanie Zmianami

Aby przypisać konkretne zmiany do pracowników, należy przejść do WP Admin Dashboard → WP ERP → HR → Obecność → Przypisz Zmiany. Możesz wybierać zmiany dla pojedynczych pracowników lub dla całych grup. Takie masowe przypisywanie zmieniaje proces HR w bardziej efektywny, dając administratorom większą swobodę w zarządzaniu.

Pamiętaj, że każdy raz, gdy zmiana dobiegnie końca, musisz ją wygenerować ponownie, aby pracownicy mogli dalej rejestrować obecność.

Wielokrotne Rejestry

W najnowszej wersji, system umożliwia wielokrotne rejestry przychodzenia i wychodzenia, co daje pracownikom większą elastyczność. W przeciwieństwie do wcześniejszej wersji, gdzie możliwe było jednorazowe “check-in” i “check-out”, w nowej wersji każdy pracownik może to robić dowolną liczbę razy w ciągu dnia. Taka funkcjonalność staje się nieoceniona w przypadku pracowników wykonujących różnorodne zadania lub podróżujących służbowo.

Generowanie i Zarządzanie Listą Obecności

Aby stworzyć nową listę obecności, należy skorzystać z opcji “Dodaj Nową”. Przydatne jest tutaj importowanie danych z zewnętrznych urządzeń lub rejestrów w formacie CSV, co oszczędza czas i energię. Należy pamiętać, że można również ręcznie wprowadzać dane, a system zapewnia automatyczne ustalanie statusu obecności pracowników (obecny/nieobecny) oraz może zaznaczać dni wolne od pracy.

Przeglądanie i Filtrowanie Danych

Po utworzeniu listy obecności, administratorzy mogą przeglądać dane robotników w łatwy sposób. Kluczowe informacje, takie jak ID pracownika, nazwa, status obecności oraz godziny pracy, są dostępne w przejrzysty sposób. Dodatkowo, system umożliwia filtrowanie i przeszukiwanie archiwów obecności według różnych kryteriów, co jest nieocenione podczas audytów lub przygotowań do wystawienia raportów.

Powiadomienia o Spóźnieniach

Zautomatyzowane powiadomienia mogą przypominać pracownikom o konieczności rejestracji obecności, co poprawia dyscyplinę i regularność. W panelu zarządzania można skonfigurować treść wiadomości e-mail, które będą wysyłane do pracowników, gdy nie zarejestrują się na czas. Konfiguracja ta znajduje się w WP Admin Dashboard i jest niezwykle przydatna w dużych organizacjach, gdzie wielu pracowników podlega kontroli.

Integracja i Raportowanie

Aktualna wersja WP ERP Attendance wprowadza również system raportowania, który pozwala na analizę danych w kontekście czasu pracy, nieobecności i spóźnień. Dzięki możliwości tworzenia raportów opartych na danych lokalnych, działach czy osobach, HR ma pełen wgląd w statystyki zatrudnienia.

Import i Eksport Danych

Możliwość importowania i eksportowania danych w formacie CSV upraszcza zarządzanie informacjami o obecności. Administratorzy mogą łatwo przenosić dane pomiędzy systemami lub aktualizować je na dużą skalę przy zachowaniu pełnej przejrzystości i efektywności.

Edytowanie Danych

Mimo że system automatyzacji jest bardzo wydajny, zdarzają się sytuacje, gdy błędne dane muszą być poprawione. Dzięki prostemu interfejsowi można wprowadzać zmiany w logach czasu pracy, co minimalizuje ryzyko pomyłek. Umożliwia to utrzymanie nienagannej ewidencji obecności, co jest niezbędne zarówno dla pracowników, jak i dla departamentów HR.

Kluczowe Korzyści WP ERP Attendance

System WP ERP Attendance to nie tylko narzędzie do rejestracji obecności, ale kompleksowe rozwiązanie, które ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi w każdym zakresie. Jego kluczowe funkcje obejmują:

• Elastyczne Zmiany: Możliwość łatwego tworzenia i przypisywania zmian.
• Wielokrotne Rejestry: Zwiększona elastyczność w zakresie rejestracji obecności.
• Automatyzacja Powiadomień: Zminimalizowanie nieobecności poprzez zautomatyzowane przypomnienia.
• Szerokie Możliwości Raportowania: Szczegółowa analiza danych na poziomie lokalizacji i działu.
• Import/Eksport CSV: Ułatwienie współpracy z innymi systemami.

Zarządzanie obecnością w WP ERP to kompleksowe podejście do rejestracji czasu pracy, które nie tylko ułatwia życie pracownikom, ale również zwiększa wydajność oraz jakość pracy działów HR.