Projectopia – Expenses Add-On

Przegląd Projectopia Expenses Add-On

Projectopia Expenses Add-On to wyjątkowe rozszerzenie dla centralnego wtyczki Projectopia, które umożliwia efektywne zarządzanie dostawcami i wydatkami w ramach projektów. Dzięki temu narzędziu, użytkownicy mogą łatwo śledzić wydatki związane z projektami oraz zarządzać danymi dostawców. To niezwykle przydatne dla zespołów, które chcą kontrolować swoje finanse i monitorować wydatki w czasie rzeczywistym. Kluczowym wymogiem dla tego dodatku jest posiadanie wersji Projectopia Core 5.0.0 lub wyższej.

Instalacja i konfiguracja dodatku

Aby rozpocząć korzystanie z Projectopia Expenses Add-On, należy najpierw zainstalować wtyczkę. Proces instalacji jest prosty: wystarczy przesłać plik ZIP przez interfejs WordPress i aktywować wtyczkę. Po zainstalowaniu, konieczne jest skonfigurowanie ustawień na stronie ustawień Projectopia.

Na karcie “Suppliers / Expenses” można dostosować opcje według indywidualnych potrzeb. Użytkownicy mają możliwość skonfigurowania funkcji autoryzacji wydatków, która wymaga zatwierdzenia przez administratora w przypadku wydatków zgłoszonych przez członków zespołu. Dzięki tym ustawieniom można również ustawić limit wartości, powyżej którego konieczne będzie uzyskanie autoryzacji.

Jeśli nie ma potrzeby korzystania z tych funkcji, dodatek jest gotowy do użytku od razu po instalacji. Ważnym elementem jest także matryca uprawnień dla dostawców i wydatków, która zostanie dodana do tabeli ról i uprawnień w Projectopia.

Zarządzanie dostawcami

Pierwszym krokiem do dodawania wydatków jest zdefiniowanie dostawcy, z którym będą one powiązane. Sekcja zarządzania dostawcami pozwala na dodanie szczegółowych informacji, takich jak nazwa, adres i dane kontaktowe dostawcy. Ważne jest, aby wypełnić te dane, a następnie kliknąć “Aktualizuj”.

W przypadku, gdy dostawca nalicza podatek od sprzedaży (na przykład VAT), istotne jest wprowadzenie tych danych w sekcji dotyczącej podatku. Każdy wydatek powiązany z tym dostawcą automatycznie uwzględni te informacje przy obliczaniu całkowitych kosztów.

Możliwość używania różnych walut jest również dostępna; można to skonfigurować, zaznaczając opcję “Allow Currency to be Set Per Supplier” w ustawieniach firmy. Po dodaniu dostawcy, w przestrzeni administracyjnej pojawia się również wykres ilustrujący wydatki miesięczne, co ułatwia monitorowanie finansów.

Wydatki

Sekcja wydatków składa się z dwóch głównych stron. Pierwsza z nich wyświetla wydatki zgłoszone przez aktualnie zalogowanego użytkownika, podczas gdy druga, dostępna dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia, to strona administracyjna wydatków. Na tej stronie prezentowane są wszystkie wydatki, a także te, które czekają na autoryzację, jeśli dany użytkownik ma na to odpowiednie uprawnienia.

Podobnie jak w przypadku faktur w core projectopia, proces tworzenia wydatków zaczyna się od wybrania dostawcy oraz projektu, do którego dany wydatek ma być przypisany. Po uzupełnieniu wszystkich danych można dodać pozycje wydatków. System automatycznie wyświetli podatek od sprzedaży w zależności od ustawień dostawcy.

Jeśli skonfigurowano funkcję wymaganą autoryzacji admina, użytkownicy zostaną poinformowani, że muszą wysłać wydatek do autoryzacji, w przeciwnym razie wydatek zostanie oznaczony jako aktywny (Live).

Autoryzacja wydatków

Jedną z kluczowych funkcji Projectopia Expenses Add-On jest możliwość wprowadzenia wymogu autoryzacji wydatków przez administratora. Użytkownicy mogą być zobowiązani do zatwierdzania wydatków przez admina, zwłaszcza gdy ich wartość przekracza określony limit. W przypadku włączenia tej opcji, po zgłoszeniu wydatku użytkownik otrzyma monit o prośbę o autoryzację.

Po wysłaniu prośby, administratorzy otrzymają e-mail z informacją o nowym wydatku do zatwierdzenia lub odrzucenia. W wiadomości znajduje się link do przeglądania szczegółów wydatku oraz opcji akceptacji bądź odrzucenia.

Integracja z Projectopia Core

Projectopia Expenses Add-On współdziała z kilkoma kluczowymi elementami centralnej wtyczki Projectopia. Na pulpicie administracyjnym dodatek tworzy nowy zestaw danych, który poszerza dane w wykresie przychodów, dodając informacje o wydatkach miesięcznych. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwiej ocenić zysk całkowity na pierwszy rzut oka.

Ponadto, na stronie administracyjnej członków zespołu pojawia się metabox z ich wydatkami oraz wykres prezentujący miesięczne wydatki. Ponieważ wydatki mogą być przypisane do projektów, dodatek również wzbogaca każdy projekt o nowe metaboxy pokazujące powiązane wydatki. Dodatkowo, wydatki są uwzględniane w tabeli finansowej projektów, co pozwala na szybką ocenę zysku po odliczeniu wydatków.

Dlaczego warto korzystać z Projectopia Expenses Add-On?

Projectopia Expenses Add-On to niezwykle wartościowe narzędzie dla zespołów projektowych. Umożliwia ono dokładne zarządzanie wydatkami, co przekłada się na większą kontrolę nad finansami projektu. Dzięki łatwej integracji z Projectopia Core, użytkownicy mogą cieszyć się pełnym podglądem wydatków oraz optymalizacji procesów autoryzacji.

Jednym z kluczowych atutów dodawania dostawców i wydatków jest również usprawnienie komunikacji w zespole. Możliwość szybkiego zatwierdzania wydatków przez administratorów zmniejsza czas oczekiwania na decyzje, co przyspiesza realizację projektów i zwiększa satysfakcję członków zespołu.

Dzięki rozbudowanemu systemowi raportowania oraz analizy wydatków, Projectopia Expenses Add-On zapewnia transparentność finansową na wszystkich poziomach zarządzania projektami. Umożliwia to nie tylko lepsze planowanie wydatków na przyszłość, ale także zwiększa efektywność działań podejmowanych przez zespół.

Podsumowując, Projectopia Expenses Add-On to nie tylko prosty sposób na dodawanie dostawców i wydatków, ale także niezwykle potężne narzędzie do analizowania i optymalizowania wydatków projektowych. Dzięki elastycznym ustawieniom, można dostosować korzystanie z tego dodatku pozbawionego zbędnych ograniczeń.