Gravity Forms Signature Add-On

Potężne rozwiązanie do automatyzacji kontraktów za pomocą Gravity Forms

Tworzenie kontraktów za pośrednictwem Gravity Forms stało się łatwiejsze i bardziej zgodne z obowiązującymi przepisami dzięki wsparciu, jakie oferuje dodatek Gravity Forms Signature Add-On. Automatyzacja procesu generowania kontraktów to kluczowy krok w kierunku uproszczenia działań biznesowych, a jednocześnie zapewnienia wymogu prawnego. Umożliwia to nie tylko zaoszczędzenie czasu, ale również zwiększenie efektywności zarządzania dokumentami.

Kluczowe elementy elektronicznych podpisów

Zanim zagłębimy się w konkretne funkcjonalności, warto zrozumieć różnicę między prostym rysowaniem podpisu a elektronicznym podpisem, który spełnia wymogi prawne. Używając Gravity Forms do zbierania podpisów, zazwyczaj gromadzisz jedynie obraz podpisu, co nie jest tożsame z podpisem elektronicznym zgodnym z UETA, ESIGN czy GDPR. Kluczowe jest, aby każdy elektroniczny podpis spełniał określone regulacje prawne, a WPESignature pomaga w wypełnieniu tej luki.

Dzięki integracji WPESignature z Gravity Forms możesz mieć pewność, że Twoje dokumenty są zgodne z prawem. Pozwala to na automatyczne generowanie umów na podstawie danych wypełnionych w formularzu.

Automatyzacja procesu dzięki formularzom Gravity

Wyposażony w wprawny dodatek Gravity Forms Signature Add-On, proces tworzenia dokumentów staje się trzykrotnie łatwiejszy. Oto kroki, które można podjąć w celu optymalizacji tego procesu:

1. Dodawanie ogólnych warunków: Rozpocznij od dodania ogólnych warunków do dokumentu umowy. Będzie to punkt wyjścia dla każdego wygenerowanego dokumentu.

2. Personalizacja danych podpisywanego: Przy każdej nowej submisji formularza dane osoby podpisującej są automatycznie dodawane do umowy. Dzięki temu każdy dokument będzie unikalny i dostosowany do konkretnego klienta.

3. Prosty proces składania umowy: Klient wypełnia formularz Gravity, a po jego wysłaniu, może zostać automatycznie przekierowany na stronę z umową do podpisania lub może otrzymać dokument w e-mailu.

Z tą funkcjonalnością, możesz być pewny, że Twoje umowy uzyskają moc prawna, eliminując tradycyjne metody zbierania podpisów w formie papierowej.

Kluczowe funkcjonalności Gravity Forms Signature Add-On

Dodatek Gravity Forms Signature Add-On wyróżnia się kilkoma ważnymi funkcjami, które ułatwiają zarządzanie dokumentami i podpisami elektronicznymi:

• Przekierowanie do umowy WPESignature po wysłaniu formularza: Klient, który dokonuje submisji formularza, jest natychmiast przekierowywany do dokumentu umowy na stronie WPESignature.

• Wykorzystanie istniejących formularzy: Nie musisz tworzyć nowych formularzy, ponieważ możesz zastosować krótkie kody Gravity Forms w dokumencie do e-podpisu, co pozwala na łatwe wypełnianie danych.

• Automatyczne tworzenie kontraktów: Każde wypełnienie formularza powoduje automatyczne generowanie umowy na podstawie przesłanych danych, co znacznie upraszcza proces.

• Zarządzanie danymi: Wszystkie zebrane dane pozostają pod Twoją kontrolą, co jest istotnym aspektem w kontekście ochrony prywatności i danych osobowych.

• Bezpieczeństwo prawne: Umożliwienie zbierania podpisów, które są prawnie wiążące, pozwala na ochronę Twojej firmy w przypadku sporów.

Przykład zastosowania

Przykładem zastosowania Gravity Forms Signature Add-On może być firma świadcząca usługi doradcze. Klient odwiedza stronę internetową i wypełnia formularz, zgłaszając swoje chęci skorzystania z usługi. Po wypełnieniu formularza, automatycznie generowana jest umowa oraz regulamin usług, które są mu przesyłane drogą elektroniczną do podpisania. Takie podejście nie tylko zwiększa wygodę klientów, ale także zmniejsza ryzyko związane z pomyłkami i nieścisłościami w dokumentacji.

Prawne aspekty podpisów elektronicznych

Jednym z kluczowych elementów stosowania elektronicznych podpisów jest ich zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi. UETA i ESIGN w Stanach Zjednoczonych oraz regulacje GDPR w Europie są fundamentami, które definiują, jakie wymagania musi spełniać podpis elektroniczny, aby mógł być uznawany za ważny w świetle prawa. Użytkowanie Gravity Forms Signature Add-On w połączeniu z WPESignature gwarantuje, że Twoje dokumenty są zgodne z tymi regulacjami, co pozwala na bezpieczne i legalne zarządzanie e-podpisami.

Korzyści płynące z użycia Gravity Forms Signature Add-On

Korzystanie z dodatku Gravity Forms Signature Add-On przynosi szereg korzyści:

• Efektywność w zarządzaniu dokumentami: W procesie automatyzacji, zarówno czas jak i zasoby są maksymalizowane, ponieważ wiele rzeczy dzieje się automatycznie.

• Zwiększona wygoda dla klientów: Klienci nie muszą przeszukiwać formularzy papierowych – mogą wszystko zrobić online, co skraca czas potrzebny na zakończenie transakcji.

• Przechowywanie danych: Użytkownicy mają pełną kontrolę nad tym, gdzie i jak są przechowywane ich dane, co spełnia normy ochrony prywatności.

• Ochrona przed nadużyciami: Umożliwiając pozyskiwanie podpisów elektronicznych, firmy mogą zmniejszyć ryzyko związane z oszustwami i nieprawidłowościami.

Zmiana w podejściu do dokumentacji

Czasy, gdy podpisy na papierze były jedynym sposobem na zapewnienie formalnej legalności, minęły. Teraz, dzięki technologiom takim jak Gravity Forms Signature Add-On, możemy wprowadzać nowoczesne rozwiązania bez rezygnacji z wiarygodności. Wykorzystując te narzędzia, przedsiębiorcy mogą nie tylko ułatwić sobie życie, ale także korzystać z innowacyjnych metod zarządzania dokumentami.

Zamknięcie na przyszłość

Automatyzacja procesów biznesowych związanych z dokumentami jest nie tylko przyszłością, ale i teraźniejszością, w której żyjemy. Dodatki takie jak Gravity Forms Signature Add-On stanowią nieocenioną pomoc w uczynieniu tego procesu szybszym, bardziej zorganizowanym i zgodnym z prawem. Integracja tych narzędzi w codziennej pracy może znacząco wpłynąć na efektywność działalności oraz zadowolenie klientów, co w dłuższym czasie przyczyni się do rozwoju firmy.