WS Form PRO – Google Sheets

Intégration de WS Form PRO avec Google Sheets : Un Guide Complet

Avec l’essor des outils numériques, l’intégration des données est devenue un enjeu crucial pour de nombreuses entreprises. Dans cette quête, WS Form PRO Google Sheets se distingue comme une solution particulièrement efficace. Cet add-on permet de transférer facilement les soumissions de formulaires vers Google Sheets, ce qui facilite considérablement la gestion et l’analyse des données.

Installation de l’Add-on Google Sheets

Pour commencer, l’installation du plugin Google Sheets suit la même procédure que l’installation de WS Form PRO. Une fois le plugin configuré, il est essentiel d’activer la licence. Lors de l’achat du plugin Google Sheets, un code de licence vous est fourni. Si vous avez égaré votre clé de licence, il est important de suivre la procédure indiquée pour la récupérer.

Activation de la Clé de Licence

Pour activer votre clé de licence :
1. Accédez au menu d’administration de WordPress et cliquez sur WS Form.
2. Naviguez vers les paramètres.
3. Sélectionnez l’onglet Google Sheets en haut de la page.
4. Saisissez votre clé de licence dans le champ approprié.
5. Appuyez sur le bouton “Activer”.

Il est crucial de s’assurer que la clé de licence est correcte et qu’elle ne correspond pas à la clé WS Form PRO.

Connecter WS Form PRO à Google Sheets

Une fois la licence activée, l’étape suivante consiste à connecter l’add-on à votre compte Google Sheets. Ce processus s’effectue en quelques étapes simples :
1. Dans le menu d’administration de WordPress, cliquez à nouveau sur WS Form.
2. Allez dans les paramètres.
3. Sélectionnez l’onglet Google Sheets.
4. Cliquez sur “Connecter” et suivez les invites à l’écran.

Si vous n’avez pas encore de compte Google Sheets, vous pouvez facilement en créer un.

Création d’un Formulaire pour Google Sheets

Pour tirer pleinement parti de l’intégration, vous devez ajouter une action Google Sheets à votre formulaire. Voici comment procéder :
1. En mode édition de votre formulaire, cliquez sur l’icône d’Actions en haut de la page. Une barre latérale s’ouvrira sur la droite.
2. Cliquez sur l’icône “Ajouter” pour insérer une nouvelle action.
3. Sélectionnez “Ajouter à Google Sheets” dans le menu déroulant des actions. Cela déclenchera l’apparition d’une série de réglages.

Comme tous les panneaux dans WS Form, pensez à cliquer sur le bouton “Sauvegarder” en bas pour enregistrer vos modifications, ou sur “Annuler” si vous ne souhaitez pas les conserver.

Paramètres de l’Action Google Sheets

Les paramètres de l’action Google Sheets incluent plusieurs options :

• Quand cette action doit-elle être exécutée ?
  Vous pouvez choisir d’exécuter l’action Google Sheets lors de la sauvegarde du formulaire, de la soumission ou des deux.

• Identifiant de la feuille de calcul (Spreadsheet ID)
  L’ID de la feuille de calcul est essentiel pour la configuration. Pour l’obtenir, consultez l’URL de votre feuille dans Google Sheets, généralement sous ce format :
  https://docs.google.com/spreadsheets/d/ID_DE_VOTRE_FEUILLE/edit
  L’ID de la feuille se trouve entre “/d/” et “/edit”. Dans cet exemple, l’ID sera ID_DE_VOTRE_FEUILLE.

Copiez et collez cet ID dans le champ prévu à cet effet. Si l’ID est correct, WS Form affichera les feuilles disponibles dans le paramètre de sélection des feuilles.

• Choix de la feuille (Sheet)
  Sélectionnez la feuille au sein de votre classeur où vous souhaitez que les données soient transférées.

• Champ d’opt-in (Opt-In Field)
  Ce paramètre vous permet de spécifier quel champ doit fonctionner comme champ d’opt-in. Il est conseillé d’ajouter une case à cocher permettant de se conformer aux exigences du RGPD.

• Mapping des champs (Field Mapping)
  Le mappage des champs est crucial, car il indique à WS Form quelles données de votre formulaire correspondent aux colonnes de Google Sheets. Par exemple, vous souhaiterez probablement faire correspondre votre champ email à la colonne Email dans Google Sheets.

Pour mappez un champ :
1. Cliquez sur l’icône “Ajouter” en bas à droite de la section de mappage des champs.
2. Dans la colonne de gauche, sélectionnez votre champ de formulaire.
3. Dans la colonne de droite, sélectionnez le titre de la colonne Google Sheets correspondante.
4. Répétez cette opération pour chaque champ de votre formulaire.
5. N’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Sauvegarder” en bas de la barre latérale.

Utilisation d’URL pour les Champs de Fichiers

Si cette option est cochée, les fichiers et les champs de signature mappés seront remplis avec des URL au lieu des noms de fichiers. Si un fichier unique est téléchargé, il sera ajouté sous la forme d’une formule =HYPERLINK.

Mappage Personnalisé

Le mappage personnalisé vous permet d’assigner à une cellule de Google Sheets une valeur de votre choix, y compris des variables WS Form. Ceci est particulièrement utile pour des éléments tels que la source de leads qui peuvent être ajoutés à votre feuille.

Pour ajouter un mappage personnalisé :
1. Cliquez sur l’icône “Ajouter” en bas à droite de la section de mappage des champs.
2. Dans la colonne de gauche, saisissez une valeur ou une variable WS Form.
3. Sélectionnez la colonne correspondante dans Google Sheets.
4. Indiquez le format de cellule souhaité.

Assurez-vous que si vous utilisez des formats de date ou de date/heure, elles correspondent aux paramètres de votre site WordPress.

Répéteurs à lignes (Repeater to Rows)

Cette option permet d’envoyer les sections répétables en tant que lignes dans Google Sheets. Choisissez quel répéteur vous souhaitez utiliser, et WS Form créera une ligne pour chaque répétition. Les champs en dehors du répéteur seront dupliqués pour chaque ligne générée.

Conclusion

L’intégration de WS Form PRO Google Sheets offre une solution fluide pour automatiser la collecte et l’organisation des données issues de formulaires en ligne. En une seule action, vous pouvez non seulement soumettre les données directement dans un tableau mais également les structurer de manière à faciliter leur traitement. Que vous soyez un entrepreneur, un gestionnaire de projet ou un analyste, cette fonctionnalité vous permet de gagner un temps précieux, d’améliorer l’efficacité de votre gestion de données et de garantir la conformité avec les réglementations en vigueur. Profitez pleinement de ce service innovant pour simplifier votre travail quotidien et prendre des décisions basées sur des données solides.