Twilio Whatsapp action for Booknetic workflows

La puissance des flux de travail avec Twilio et Booknetic

L’un des ajouts majeurs de Booknetic V3 est sans aucun doute le module Workflow. Ce dernier ouvre la porte à de nombreuses opportunités pour optimiser la gestion des processus d’affaires, notamment grâce à l’intégration de la fonctionnalité Twilio WhatsApp. Cette combinaison permet de gérer efficacement vos rendez-vous tout en automatisant la communication avec vos clients et votre équipe.

Qu’est-ce qu’un Workflow ?

Un Workflow, en somme, est un ensemble d’actions automatisées déclenchées par des événements spécifiques liés aux rendez-vous. Il permet de transformer des tâches répétitives en processus fluides, vous laissant ainsi le temps de vous concentrer sur des aspects plus stratégiques de votre activité. Par exemple, imaginez que vous organisez une réunion ; vous pouvez automatiser l’envoi d’un email de confirmation, d’un SMS aux membres de votre équipe via Twilio, et d’un message WhatsApp au client.

Les possibilités offertes par les Workflows

Les capacités d’automatisation sont presque illimitées. Voici quelques exemples d’actions que vous pouvez mettre en place avec le Workflow de Booknetic :

• Édition et gestion d’événements : Lorsqu’un rendez-vous est pris, il est possible d’envoyer un email au client et une notification par Telegram à votre équipe.
• Notifications de rappel : Avez-vous une réunion qui approche ? Vous pouvez programmer un email, un SMS via Twilio ou un message WhatsApp à envoyer quelques minutes avant le début de la réunion, pour vous assurer que tout le monde est prêt.
• Suivi après rendez-vous : Une fois la réunion terminée, vous pouvez automatiquement envoyer un questionnaire de satisfaction au client via WhatsApp, en intégrant facilement des requêtes POST vers des URLs via webhook.
• Archivage des rendez-vous : Si vous souhaitez maintenir votre calendrier organisé, le système peut changer automatiquement le statut des rendez-vous en « Archivés » après un certain délai.

Les Triggers : Une flexibilité sans précédent

Le vrai pouvoir des Workflows réside dans leur capacité à déclencher différentes actions basées sur des événements précis. Les événements, également connus sous le nom de triggers, comprennent :

• L’ajout d’un nouveau rendez-vous.
• La reprogrammation d’un rendez-vous.
• Le changement de statut d’un rendez-vous.
• La fin d’un rendez-vous.

Pour chacun de ces événements, vous pouvez configurer divers types d’actions, allant de l’envoi d’e-mails à des notifications sur différents canaux comme WhatsApp via Twilio. Cela ouvre un univers de possibilités pour personnaliser les interactions avec vos clients.

Exemple d’Utilisations Avancées

Imaginons quelques scénarios concrets où la fonctionnalité Twilio WhatsApp action for Booknetic workflows pourrait vraiment briller :

1. Rappels personnalisés : Grâce à des formulaires personnalisés, récupérez les numéros de téléphone des parents d’élèves dans une école. Automatiquement, une heure avant le début des cours, envoyez un message WhatsApp à ces numéros pour leur rappeler la prochaine classe.

2. Gestion des documents : Un client réserve un rendez-vous et télécharge une copie de son passeport. Avec le module Workflow, envoyez directement ce document à l’équipe via Telegram, simplifiant ainsi le processus de préparation en amont de la réunion.

3. Facturation simplifiée : Vous créez une facture pour un service rendu en utilisant l’add-on de facturation, puis, grâce à un Workflow, envoyez automatiquement ce document PDF par email à votre client, solidifiant votre professionnalisme et facilitant le suivi.

Les Filtres pour une Communication ciblée

Pour affiner encore davantage vos communications, vous avez la possibilité d’utiliser des filtres. Par exemple, le filtre de langue (Locale) vous permet d’envoyer des emails dans la langue maternelle de l’utilisateur, assurant ainsi une communication claire et directe. Voici quelques-uns des filtres disponibles :

• Filtre de lieu
• Filtre de personnel
• Filtre de service
• Filtre de langue
• Filtre de statut

Grâce à ces outils, vous pouvez segmenter votre audience et personnaliser vos interactions en fonction des caractéristiques spécifiques de chaque rendez-vous ou client.

Créer et Gérer Vos Workflows

Vous avez la liberté de créer autant de workflows que nécessaire. À l’intérieur de chaque workflow, vous pourrez combiner différents déclencheurs et actions, jouant sur la modularité et la personnalisation. Chaque déclencheur possède ses propres champs à remplir, permettant une personnalisation fine de chaque communication ou action automatisée.

Par exemple, dans le cas d’envoi d’e-mails, il est possible d’ajouter plusieurs destinataires dans le champ « À », comme les emails des clients, des membres de votre équipe, et même un email personnalisé pour l’administrateur. La capacité à intégrer des mots-clés par défaut dans l’objet et le corps de l’email permet d’ajouter un niveau de personnalisation supplémentaire qui peut s’avérer extrêmement bénéfique.

Conclusion

En résumé, l’intégration de la fonctionnalité Twilio WhatsApp action for Booknetic workflows représente une avancée significative pour toute entreprise cherchant à rationaliser sa communication et ses processus d’affaires. Grâce à la puissance des Workflows, vous pouvez créer des mécanismes d’automatisation complexes qui enrichissent l’expérience client tout en allégeant la charge de travail de votre équipe. Quel que soit le domaine de votre activité, Booknetic vous offre les outils nécessaires pour transformer votre manière de travailler, recrutant à la fois innovation et efficacité. En utilisant ces systèmes avancés, vous serez en mesure d’améliorer votre service client, de suivre efficacement vos rendez-vous, et de garantir une communication fluide entre toutes les parties impliquées.