SupportCandy – Email Piping

Optimiser la Gestion des Tickets avec SupportCandy Email Piping

Le SupportCandy Email Piping est une fonctionnalité pratique qui permet aux clients et aux agents de créer et de répondre à des tickets directement depuis leur boîte de réception. Cette solution facilite considérablement le processus pour les utilisateurs, leur évitant d’avoir à se connecter à un site web pour chaque interaction. En simplifiant l’accès, cette fonctionnalité augmente les chances que les clients répondent rapidement aux mises à jour des tickets, ce qui peut ainsi améliorer l’expérience utilisateur.

Comment ça fonctionne ?

Imaginons que vous utilisiez l’adresse email [email protected] pour gérer les notifications liées aux tickets. Pour commencer à bénéficier du SupportCandy Email Piping, il est nécessaire de configurer une connexion de piping à partir de ce compte email. Voici comment ça se passe :

• Dès qu’un email est envoyé à cette adresse, un nouveau ticket est automatiquement créé dans le système.
• Le client, qui a initié la création du ticket, reçoit des notifications par email concernant la confirmation de son ticket, les réponses des agents, ainsi que toute modification apportée à son ticket. En outre, lorsqu’il répond à ces notifications par email, les réponses sont directement intégrées dans le ticket correspondant.
• De leur côté, les agents également reçoivent des notifications portant sur les nouveaux tickets, les réponses des clients et les modifications apportées aux tickets existants. Ils peuvent répondre directement à ces notifications depuis leur boîte de réception, contribuant ainsi à enrichir la conversation sur les tickets actuels.

Méthodes de Piping

Il existe trois méthodes principales pour établir cette connexion de piping :

• Authentification IMAP basique
• API Gmail
• API Microsoft Exchange

Parmi ces méthodes, l’IMAP est la plus couramment utilisée pour le piping des emails entrants. Toutefois, il est crucial de noter que Google et Microsoft interdisent l’utilisation de l’authentification IMAP basique. Pour contourner ce problème, SupportCandy a mis en place des connexions de piping basées sur des API, dont la configuration prend moins de cinq minutes.

Piping de Plusieurs Comptes Email

Si votre entreprise dispose de plusieurs adresses email pour communiquer avec les clients, il est tout à fait possible de les intégrer toutes dans le système SupportCandy. Pour ce faire, vous devrez transférer tous les emails provenant des autres comptes vers celui déjà configuré pour le piping. De plus, il est essentiel de les inscrire dans les paramètres de piping en tant qu’adresses de transfert.

Il est aussi possible d’activer des notifications supplémentaires à partir de l’adresse email d’origine. Par exemple, si vous redirigez des emails de [email protected] vers [email protected] (l’adresse de piping), et que cette option est activée, les notifications concernant les tickets créés via cette adresse seront envoyées à partir de [email protected] et non pas de [email protected]. Cela permet de garder une cohérence dans les communications envoyées aux clients.

Règles de Piping

Les règles de piping sont un outil puissant qui vous permet de définir des champs de ticket prédéfinis selon des critères que vous avez établis, tels que les adresses email de transfert, l’adresse de l’expéditeur et les mots-clés présents dans le sujet et le corps de l’email entrant. Par exemple, si le sujet ou le corps de l’email contient le mot “Urgent”, vous pourriez vouloir attribuer une priorité “Élevée” au ticket qui sera créé.

Vous avez la possibilité d’utiliser des correspondances exactes, des correspondances avec caractères génériques ou même des expressions régulières pour chaque condition.

Paramètres Supplémentaires

• Emails Autorisés : Déterminez si vous souhaitez que seuls les nouveaux emails, uniquement les réponses, ou les deux types d’emails soient pris en compte dans le piping.
• Utilisateurs Autorisés : Vous pouvez également décider si vous désirez pipé les emails provenant d’utilisateurs enregistrés ou de tous les utilisateurs.
• Préférence du Corps de l’Email : Spécifiez si vous préférez que le corps des emails soit en HTML ou en texte brut.
• Importer les CC : Gardez les emails en copie en incluant les CC comme destinataires supplémentaires si cela s’avère nécessaire.
• Bloquer les Emails : Il est possible de bloquer les emails à partir de certaines adresses ou en fonction des sujets. Pour cela, utilisez des correspondances exactes, des caractères génériques ou des expressions régulières.

Les Avantages du SupportCandy Email Piping

Le SupportCandy Email Piping ne se limite pas simplement à la création et à la gestion des tickets. Il offre une multitude d’avantages clés qui peuvent transformer la manière dont votre équipe interagit avec les clients.

Premièrement, il simplifie le processus de création de tickets. Les clients n’ont plus besoin de naviguer sur le site pour soumettre un nouveau ticket, ce qui réduit le risque de frustration et améliore l’efficacité. Par conséquent, l’expérience utilisateur devient plus fluide et agréable, ce qui peut avoir un impact positif sur la fidélisation des clients.

Ensuite, la possibilité de répondre à des tickets directement depuis leur boîte email encourage une communication rapide. Les clients ne sont pas contraints de se connecter à une plateforme, ce qui leur fait gagner du temps. De même, les agents de support peuvent gérer les tickets en toute simplicité, ajoutant des réponses et mettant à jour les statuts sans jamais quitter leur environnement de travail habituel.

De plus, grâce aux règles de piping, les tickets peuvent être triés et gérés en fonction de leur niveau d’urgence ou d’autres critères pertinents. Cela permet à votre équipe d’allouer plus rapidement les ressources où elles sont le plus nécessaires, améliorant ainsi la productivité globale du service client.

Finalement, la flexibilité du SupportCandy Email Piping pour intégrer plusieurs adresses email et leurs notifications respectives garantit que les informations restent cohérentes et centralisées. Le fait que les notifications soient envoyées à partir de l’adresse d’origine renforce également la relation de confiance entre votre entreprise et vos clients.

En résumé, le SupportCandy Email Piping est un atout indéniable pour toute entreprise souhaitant améliorer son support client. Avec ses fonctionnalités de piping simples et efficaces, il rationalise la communication tant pour les clients que pour les agents, tout en garantissant une gestion des tickets fluide et organisée. Ce système est la clé pour offrir un service de qualité supérieure et répondre aux attentes grandissantes des clients modernes.