Projectopia – Expenses Add-On

Optimisez la gestion de vos fournisseurs et de vos dépenses avec Projectopia Expenses Add On

Avec l’évolution constante du monde des affaires, la gestion des fournisseurs et des dépenses s’avère cruciale pour toute entreprise. Le Projectopia Expenses Add On se révèle être un outil essentiel permettant d’ajouter des fournisseurs et de gérer les dépenses directement au sein du système Projectopia. Pour tirer le meilleur parti de ce module, il est nécessaire de comprendre ses fonctionnalités et son impact sur votre gestion quotidienne.

Installation et configuration

Pour commencer, il est fondamental de s’assurer que votre version de Projectopia Core est à jour, c’est-à-dire au moins la v5.0.0. L’installation de l’add-on se fait facilement : il suffit de télécharger le fichier zip à partir de votre tableau de bord WordPress, puis de l’activer.

Après activation, dirigez-vous vers la page des paramètres de Projectopia et sélectionnez l’onglet Fournisseurs/Dépenses. La configuration ne requiert une intervention que si vous souhaitez activer la fonction d’autorisation d’administration pour les dépenses soumises par vos membres d’équipe. Cela signifie qu’une vérification préalable pourra être mise en œuvre pour les dépenses, limitant ainsi leur approbation à certaines valeurs.

Si cette option ne vous semble pas nécessaire, le module peut être utilisé immédiatement sans configuration complexe. Avec le Projectopia Expenses Add On, la matrice des permissions pour les fournisseurs et les dépenses sera intégrée dans le tableau des rôles et des permissions, vous permettant de régler qui peut voir et ajouter des informations en matière de dépenses.

Gestion des fournisseurs

La première étape pour gérer vos dépenses consiste à ajouter un fournisseur dans le système. Vous devez naviguer sur la page d’administration des fournisseurs, où vous pourrez renseigner des informations cruciales telles que le nom du fournisseur, son adresse et ses coordonnées. Assurez-vous de compléter ces informations avec précision, puis cliquez sur Mettre à jour.

Il est également important de noter si votre fournisseur applique une taxe sur les ventes, tel que la TVA. Dans ce cas, il est indispensable de renseigner les détails dans la section de taxe de vente. cela influencera directement la façon dont vos dépenses seront calculées. Si votre fournisseur fonctionne avec une devise différente de celle de votre entreprise, vous avez la possibilité de le définir spécifiquement pour chaque fournisseur via les paramètres de votre entreprise.

De plus, toutes les dépenses associées à un fournisseur apparaîtront sur sa page d’administration avec un graphique illustrant les totaux de dépenses mensuelles, vous permettant ainsi d’avoir une vue d’ensemble et un meilleur contrôle.

Gestion des dépenses

Lorsque vous êtes prêt à commencer à ajouter des dépenses, le module propose deux pages distinctes. La première affiche les dépenses créées par l’utilisateur actuellement connecté, tandis que la deuxième, réservée à ceux ayant reçu cette autorisation, montre toutes les dépenses, y compris celles en attente d’approbation.

Le processus d’ajout de dépenses est similaire à celui des factures dans le projet Projectopia. Il débute par le choix du fournisseur et, si désiré, l’attribution de la dépense à un projet spécifique. Cela facilite le suivi, surtout si vous gérez plusieurs projets simultanément.

Une fois que vous avez sélectionné votre fournisseur, vous pouvez ajouter les éléments qui constituent la dépense. Le système calcule automatiquement la taxe de vente en fonction du statut fiscal de votre fournisseur. Si vous avez paramétré le module pour nécessiter une autorisation administrative, un message invitera l’utilisateur à soumettre la dépense pour approbation, sans cela, elle sera considérée comme en cours.

Autorisation des dépenses

L’add-on propose également une option d’activation qui impose aux membres de l’équipe de demander une autorisation administrative pour les dépenses, ou du moins pour celles qui dépassent un certain montant. Cette fonctionnalité assure une double vérification des dépenses clées et aide à garder un œil sur les budgets.

Lorsqu’un utilisateur soumet une demande d’autorisation, un email est automatiquement envoyé aux utilisateurs disposant des droits pour approuver les dépenses. Ce message comprend un lien leur permettant de consulter et de prendre une décision rapide concernant la dépense.

Intégration au Projectopia Core

Le Projectopia Expenses Add On n’agit pas de manière isolée, il interagit avec plusieurs parties du projet Projectopia. Dans le tableau de bord administratif, il ajoute un nouvel ensemble de données au graphique de revenus, incluant ainsi les dépenses mensuelles. Cela vous offre une vue rapide et complète de vos bénéfices en un seul coup d’œil.

Par ailleurs, il y a un metabox sur la page d’administration des membres d’équipe qui affichera leurs dépenses accompagnées d’un graphique représentant les dépenses mensuelles. Si les dépenses sont attribuées à des projets spécifiques, elles apparaîtront sous forme de nouveaux metaboxes dans chaque projet, fournissant ainsi une visibilité sur le lien entre les coûts et les projets.

Une fois ajoutées, les dépenses seront également incorporées dans le tableau des finances du projet, vous permettant de visualiser le profit après déductions des dépenses, facilitant ainsi la prise de décision.

Les autres add-ons Projectopia

En plus du Projectopia Expenses Add On, Projectopia propose d’autres modules qui enrichissent l’expérience de gestion de projet. Par exemple, le Projectopia Subscriptions Add-On permet de gérer les abonnements de manière fluide. Le Projectopia Reporting Add-On offre des rapports détaillés, essentiels pour analyser les performances et optimiser les opérations.

Les autres modules, tels que le Bug Tracker Add-On, le Roles & Permissions Add-On, le Twilio Add-On, et plus encore, ajoutent diverses fonctionnalités qui accroitent la capacité de Projectopia à gérer des projets complexes efficacement.

Importance d’une gestion efficace des fournisseurs et des dépenses

La mise en place d’une gestion efficace des fournisseurs et des dépenses à l’aide du Projectopia Expenses Add On n’est pas simplement une question d’organisation. C’est un levier stratégique qui améliore la transparence financière, optimise les ressources, et aide à prévenir les dépassements de budget.

En rendant vos processus plus transparents, vous favorisez non seulement une meilleure collaboration au sein de votre équipe, mais vous vous alignez également sur des pratiques de gestion financière plus rigoureuses qui sont essentielles pour la pérennité et la croissance de votre entreprise.

Ainsi, le Projectopia Expenses Add On se positionne comme un atout incontournable pour les entreprises cherchant à améliorer la gestion de leurs dépenses tout en intégrant parfaitement cette fonction dans leur workflow habituel via Projectopia. En combinant la facilité d’utilisation avec des fonctionnalités robustes, ce module permet aux entreprises de suivre, de gérer et d’analyser les dépenses comme jamais auparavant, rendant ainsi le processus de gestion d’entreprise moins aléatoire et plus prévisible.