Ninja Forms – Capsule CRM

Créez des tâches automatiques avec Ninja Forms et Capsule CRM

Dans un monde où la productivité est essentielle, l’automatisation des tâches peut grandement faciliter la gestion des projets et l’interaction avec les clients. Une des solutions les plus efficaces pour y parvenir est d’utiliser l’extension Ninja Forms Capsule CRM, qui permet de convertir facilement les soumissions de formulaires en tâches assignées dans votre CRM. Ceci est extrêmement utile pour ceux qui souhaitent que chaque formulaire rempli entraîne une action immédiate, comme l’attribution d’une tâche à un membre de leur équipe.

Développement

Comprendre les fonctionnalités fondamentales

Cette extension enrichit Ninja Forms en offrant la possibilité de définir des champs de tâches lors de la création de votre formulaire. Voici un aperçu des champs que vous pouvez configurer :

1. Description : Ce champ définit le titre de la tâche. Il est conseillé d’établir une nomenclature claire pour que l’assignee comprenne immédiatement de quoi il s’agit. Par exemple, un titre tel que “Suivi de Soumission de Formulaire Web” permet de cerner rapidement le contenu du formulaire et de mieux organiser les suivis.

2. Days Until Due : Cet élément détermine la date limite de la tâche. Vous pouvez soit fixer un délai standard, soit permettre au visiteur du formulaire de choisir leur propre échéance. Il vous suffit d’indiquer la durée souhaitée dans un langage simple, comme “2 semaines” ou “3 jours”. Cela facilite la gestion du temps et aide à prioriser les tâches dans votre équipe.

3. Detail : Ce champ est destiné à des informations supplémentaires relatives à la tâche. Il peut s’agir d’une description plus détaillée fournie par le visiteur ou d’un texte standard que vous avez préalablement rédigé. Avoir une section dédiée aux détails permet d’obtenir toutes les informations nécessaires à la bonne exécution de la tâche.

4. Owner : Ce champ requiert le nom d’utilisateur de la personne à qui la tâche sera assignée. Il est primordial de s’assurer que ce soit le nom sous lequel la personne se connecte à Capsule. Cela garantit que la tâche est directement connectée à la bonne personne, évitant ainsi toute confusion.

Configurer le formulaire Ninja Forms

Pour tirer pleinement parti de l’extension Ninja Forms Capsule CRM, il est important de bien configurer votre formulaire. Cela commence par la création du formulaire dans Ninja Forms, où vous pouvez ajouter les différents champs mentionnés ci-dessus. Ensuite, il faut procéder à la cartographie des champs :

• Mapping des Champs : Lors de l’intégration entre Ninja Forms et Capsule CRM, il est essentiel que chaque champ de votre formulaire soit mappé correctement aux correspondances des champs de Capsule. Cela vous permettra d’assurer que toutes les données soient transmises et organisées correctement. La visualisation d’un exemple de mappage peut faciliter encore plus cette étape.

Raisons pour lesquelles vous devriez utiliser Ninja Forms Capsule CRM

Efficacité et Réduction de Temps

L’un des avantages les plus notables de cette intégration est l’efficacité qu’elle engendre. Tout formulaire rempli déclenche automatiquement la création d’une tâche, ce qui évite aux responsables de devoir le faire manuellement. Cela permet d’économiser du temps, ce qui peut être réinvesti dans d’autres tâches essentielles.

Suivi Amélioré des Réponses Clients

Avec Ninja Forms Capsule CRM, les sujétions de vos clients sont transformées en tâches à suivre. Ceci assure non seulement que toutes les demandes sont traitées, mais améliore également la satisfaction client en garantissant des retours rapides et pertinents.

Personnalisation des Tâches

L’extension vous offre la flexibilité de personnaliser chaque tâche créée. Que ce soit par la description, les détails ou même les échéances, vous pouvez adapter la tâche à chaque besoin spécifique. Cette personnalisation montre à vos clients que vous valorisez leurs retours et que vous êtes attentif à leurs demandes.

Collaboration Simplifiée

Une fois que les tâches sont créées dans Capsule, la collaboration entre les membres de l’équipe devient plus fluide. Chacun sait ce qui lui est assigné, et il y a moins de risque de double emploi ou d’oublier des suivis vitaux. Cela renforce également une dynamique d’équipe où chacun est conscient de ses responsabilités.

Exemples d’utilisation

Imaginons une entreprise de services qui utilise un formulaire de contact sur leur site web. Grâce à l’intégration de Ninja Forms et Capsule CRM, lorsqu’un client remplit ce formulaire pour demander un suivi, une tâche est automatiquement générée avec les détails de la requête. La tâche pourrait avoir pour titre “Suivi de Demande de Service” avec une échéance de “3 jours”. Le membre de l’équipe assigné est immédiatement informé des détails et peut agir rapidement.

De même, une société d’événementiel peut utiliser cette fonctionnalité pour prendre en charge les demandes de devis. Chaque demande de devis remplie sur le site est transformée en tâche dans Capsule, permettant ainsi à l’équipe de réagir efficacement et de maintenir une bonne communication avec les clients intéressés.

Maximiser l’utilisation de Ninja Forms Capsule CRM

Pour réellement tirer parti de l’extension Ninja Forms Capsule CRM, il existe plusieurs stratégies que vous pouvez mettre en œuvre :

Former l’équipe

Il est crucial que tous les membres de l’équipe comprennent comment utiliser cette intégration de manière optimale. Une courte formation ou un guide d’utilisation peut grandement aider à tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités.

Adapter les formulaires

Selon le secteur d’activité, il peut être nécessaire de modifier fréquemment les formulaires pour qu’ils restent en phase avec les besoins d’affaires. Prenez le temps d’analyser les formulaires existants, d’ajouter ou de retirer des champs si besoin afin de toujours rester pertinent.

Analyse des données

Utilisez les données collectées via les formulaires pour effectuer des analyses régulières. Cela peut vous donner un aperçu précieux des besoins de vos clients et des tendances du marché, ce qui vous permettra de vous adapter en conséquence.

Mise à jour des processus

Les processus internes doivent être revus régulièrement pour s’assurer que les tâches générées par Ninja Forms sont traitées efficacement. Cela pourrait inclure des réunions régulières pour discuter des tâches et s’assurer qu’elles sont toutes suivies.

Cette intégration entre Ninja Forms et Capsule CRM n’est pas seulement un atout ; c’est un changement de jeu. En rationalisant le processus de gestion des tâches et des demandes clients, vous pouvez non seulement augmenter l’efficacité opérationnelle mais aussi améliorer l’expérience globale de vos clients.

En somme, l’utilisation de Ninja Forms Capsule CRM peut transformer la manière dont vous gérez vos processus, rendre votre travail plus fluide et vos interactions clients plus fructueuses. Ce changement vous permettra de gagner en temps et en productivité, tout en assurant une satisfaction client optimale.