Newsletter – Import/Export

Tout savoir sur l’importation et l’exportation de contacts dans votre Newsletter

L’importation et l’exportation de contacts pour une newsletter peuvent sembler complexes, mais avec les bons outils et une compréhension claire des procédures, cela devient un véritable jeu d’enfant. Dans cet article, nous allons explorer le processus via le plugin Newsletter qui vous permet d’importer vos contacts au format CSV et d’effectuer diverses exportations. Que vous soyez un professionnel du marketing ou un propriétaire d’entreprise, maîtriser l’import dans votre Newsletter est crucial pour maintenir une base de données de contacts à jour et efficace.

Les types de données pouvant être importés

Lorsque vous envisagez d’importer des contacts, il est important de savoir quelles informations peuvent être intégrées dans votre base de données. Les champs de données suivants peuvent être importés :

• Email : Évidemment, c’est le champ le plus essentiel.
• Prénom et nom : Pour personnaliser vos communications.
• Genre : Pour segmenter votre audience si besoin.
• Informations géographiques : Telles que le pays, la région et la ville.
• Champs de profil supplémentaires : Pour des données plus spécifiques (comme la date d’anniversaire, par exemple).

Il est bon de noter que les listes ne sont pas extraites des données importées ; vous devez donc les assigner manuellement aux abonnés.

Modes d’importation : mise à jour, écrasement ou ignoré

L’importation de données ne se limite pas à récupérer des informations : il est crucial de savoir comment gérer les abonnés déjà existants. Il existe trois modes d’importation que vous pouvez choisir :

• Mode Ignorer : Si l’adresse e-mail existe déjà dans la base de données, aucune action ne sera entreprise sur cet abonné.
• Mode Mise à jour : Les données existantes seront mises à jour avec celles importées. Cela signifie que si des champs ne sont pas inclus dans l’importation, ils resteront intacts dans le profil.
• Mode Écrasement : Toutes les données de l’abonné seront remplacées par celles importées, tout en préservant l’historique des abonnés (id, clics sur les newsletters, etc.).

Avec ces choix, vous pouvez gérer la manière dont vos informations sont traitées, ce qui vous permet de garder vos contacts toujours à jour, ou de les protéger contre des erreurs potentielles.

Formats de fichiers disponibles et importation

Pour l’importation de vos données, vous pouvez utiliser soit un fichier CSV, soit copier et coller les informations. Il est souvent plus efficace de copier et coller, surtout si vous rencontrez des problèmes d’encodage avec certains caractères spécifiques à certains langages. Lors de l’importation par copie, assurez-vous d’inclure une première ligne contenant les noms des colonnes.

La génération d’un fichier CSV peut se faire facilement grâce à Excel. Il suffit d’utiliser la fonction “Enregistrer sous” pour obtenir un fichier compatible. Ce fichier doit inclure une première ligne avec les noms des champs – l’ordre n’est pas crucial car vous pourrez les mapper lors de l’importation.

Gestion des colonnes non pertinentes

Au cours de votre importation, il se peut que votre fichier CSV contienne des colonnes qui ne vous intéressent pas. Pas de souci ! Il vous suffit de ne pas mappe ces colonnes lors du processus d’importation, et elles seront tout simplement ignorées, ce qui vous permet de garder votre base de données propre et structurée.

Problèmes liés à l’exportation Facebook et erreurs d’importation

L’importation de données exportées depuis Facebook utilisateurs peut poser un défi en raison du format spécifique que Facebook utilise (UTF-16 LE). Pour résoudre ce problème, ouvrez le fichier Facebook avec Excel et réenregistrez-le au format UTF-8. Assurez-vous, lors de cette conversion, de ne pas utiliser de délimiteurs de texte.

Si l’importation de données échoue, il est fort probable que le fichier ne soit pas dans le bon format ou n’ait pas le bon encodage. Dans ce cas, ouvrez-le avec Excel (ou un éditeur similaire), puis exportez-le à nouveau sous le format CSV UTF-8 sans délimiteurs.

Vérification des abonnés : le matching des données

Le champ d’adresse e-mail est crucial, car il est utilisé pour vérifier si l’abonné existe déjà dans votre base de données. En fonction du mode d’importation choisi, le traitement des données peut varier. Cela vous permet de mieux gérer votre base d’abonnés et d’assurer une communication adaptée avec chacun.

Options d’importation depuis MailPoet

Si vous utilisez MailPoet pour gérer vos contacts, l’importation devient encore plus simple. Vous pouvez importer les abonnés depuis MailPoet en sélectionnant simplement les listes et le mode d’importation désiré. Les statuts d’abonnement (confirmé ou non) seront automatiquement conservés lors de cette importation, tandis que les abonnés inactifs seront importés en tant qu’abonnés confirmés.

Débogage des erreurs d’importation

Après chaque importation, un rapport est généré, indiquant les erreurs et les lignes associées. Ce rapport est souvent suffisant pour identifier les enregistrements ignorés et les ajustements nécessaires. Pour des analyses plus approfondies, des fichiers journaux sont disponibles dans l’interface système. Au besoin, vous pouvez même régler le niveau de journalisation à débogage pour recueillir des informations supplémentaires sur le processus d’importation.

Emails de bienvenue et d’activation

Il est important de noter qu’aucun e-mail de bienvenue ou d’activation n’est envoyé lors de l’importation. Si vous souhaitez que les abonnés activent leur compte, vous devez les importer en tant que non-confirmés. Ensuite, vous pouvez leur envoyer une newsletter comprenant un lien d’activation, avec l’URL comme balise {subscription_confirm_url}. Cela vous permettra d’encourager vos abonnés à confirmer leur inscription tout en maintenant une communication active.

En résumé, maîtriser l’importation et l’exportation des données via votre plugin de Newsletter est essentiel pour rester connecté avec vos abonnés. Cela vous offre un contrôle total sur la gestion de vos contacts, ce qui est indispensable dans un environnement commercial concurrentiel. Que vous importiez des informations depuis MailPoet ou que vous gériez un fichier CSV, vous serez désormais en mesure d’optimiser votre base de données et d’améliorer vos campagnes de marketing par email.