WS Form PRO – Google Sheets

WS Form PRO Google Sheets: Eine umfassende Lösung zur Datenverwaltung

Die Integration von WS Form PRO mit Google Sheets bietet eine effektive Methode zur Verwaltung und Analyse von Formulardaten. Diese leistungsstarke Kombination ermöglicht es Nutzern, Formulare zu erstellen, die automatisch Ergebnisse an Google Sheets weiterleiten. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen und Organisationen, die ihre Daten an einem zentralen Ort organisieren und auswerten möchten.

Installation und Aktivierung des Google Sheets Plugins

Um die Google Sheets-Funktionalität zu nutzen, ist es notwendig, das WS Form PRO Google Sheets Plugin zu installieren. Die Installation erfolgt auf die gleiche Weise wie die Installation des WS Form PRO Plugins. Nach der Installation muss das Plugin mit einem Lizenzschlüssel aktiviert werden, der beim Kauf bereitgestellt wird. Dies stellt sicher, dass alle Funktionen des Plugins ohne Einschränkung verfügbar sind.

Der Aktivierungsprozess für den Lizenzschlüssel ist einfach:

1. Navigieren Sie im WordPress-Dashboard zu „WS Form“.
2. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
3. Wählen Sie den Tab „Google Sheets“.
4. Geben Sie Ihren Lizenzschlüssel ein und klicken Sie auf den Aktivierungsbutton.

Es ist wichtig, den richtigen Lizenzschlüssel zu verwenden, um eine reibungslose Aktivierung zu gewährleisten.

Verbindung zu Google Sheets herstellen

Für die Nutzung des Google Sheets Add-ons ist eine Verbindung zu einem Google Sheets-Konto erforderlich. Die Verbindung ist unkompliziert und kann durch folgende Schritte hergestellt werden:

1. Im WordPress-Dashboard zu „WS Form“ navigieren.
2. „Einstellungen“ auswählen.
3. Den Tab „Google Sheets“ anklicken.
4. Auf „Verbinden“ klicken und den Anweisungen auf dem Bildschirm folgen.

Falls noch kein Google Sheets-Konto besteht, kann direkt über die Google-Website ein neues Konto erstellt werden.

Formulare für Google Sheets erstellen

Um die Integration von Google Sheets in ein Formular einzufügen, sind folgende Schritte notwendig:

1. Im Formular-Editor auf das Aktionssymbol oben auf der Seite klicken, um die Aktions-Seitenleiste zu öffnen.
2. Das Pluszeichen auswählen, um eine neue Aktion hinzuzufügen.
3. „Zu Google Sheets hinzufügen“ aus dem Dropdown-Menü auswählen. Daraufhin erscheinen die relevanten Einstellungen.

Es ist zu beachten, dass alle Änderungen gespeichert werden müssen, indem auf die Schaltfläche „Speichern“ am unteren Rand der Seitenleiste geklickt wird.

Die Google Sheets-Aktionen bieten eine Reihe von Konfigurationsmöglichkeiten:

• Wann soll diese Aktion ausgeführt werden? Hier kann festgelegt werden, ob die Sendungen beim Speichern, Einreichen oder bei beiden Aktionen an Google Sheets gesendet werden.

• Spreadsheet ID: In diesem Feld wird die ID des Google Sheets eingetragen. Diese kann aus der URL des bearbeiteten Sheets entnommen werden. Die Id ist der Teil zwischen /d/ und /edit.

• Blatt: Hier wählen Sie das spezifische Blatt innerhalb der Tabelle aus, in das Sie Daten übermitteln möchten.

• Opt-In-Feld: Dieses Feld sollte ein Kontrollkästchen auswählen, um sicherzustellen, dass alle Nutzer die Datenschutzbestimmungen (GDPR) einhalten.

Feldzuordnung in Google Sheets

Die Feldzuordnung ist ein wesentlicher Teil der Konfiguration. Sie sagt WS Form, welche Formfelder den Spalten in Google Sheets zugeordnet werden sollen. Ein typisches Beispiel wäre die Zuordnung einer E-Mail-Adresse zu einer entsprechenden Spalte in Google Sheets.

Um eine Feldzuordnung vorzunehmen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie auf das Pluszeichen im Bereich „Feldzuordnungen“.
2. Wählen Sie im linken Feld Ihr Formfeld aus.
3. Wählen Sie im rechten Feld die passende Spaltenüberschrift in Google Sheets aus.
4. Dieser Vorgang wird für jedes Feld Ihres Formulars wiederholt.

Nach der Zuordnung muss wieder auf die Schaltfläche „Speichern“ geklickt werden, um die Änderungen abzusichern.

Nutzung von URLs für Datei-Felder

Wenn Sie ein Kontrollkästchen aktivieren, wird für zugeordnete Datei- und Unterschriftsfelder der Dateiname durch eine URL ersetzt. Dies erweist sich als äußerst nützlich, da es eine einfache, klickbare Verknüpfung zu den hochgeladenen Dateien in Google Sheets ermöglicht.

Benutzerdefinierte Zuordnungen

Die Funktion der benutzerdefinierten Zuordnung erlaubt es, Zellen in Google Sheets mit beliebigen Werten zu füllen, darunter auch WS Form-Variablen. Dies ist nützlich, wenn zum Beispiel der Ursprung eines Leads in einer speziellen Zelle festgehalten werden soll.

Um eine benutzerdefinierte Zuordnung vorzunehmen, können folgende Schritte befolgt werden:

1. Ein weiteres Pluszeichen im Bereich „Feldzuordnungen“ klicken.
2. Einen Wert oder eine WS Form-Variable im linken Feld eingeben.
3. Im mittleren Feld die entsprechende Google Sheet-Spalte auswählen.
4. Im rechten Feld das Zellformat auswählen, insbesondere für Datums- oder Zeitangaben.

Erneute Bestätigung der Zuordnung ist durch das Speichern erforderlich, um alle Änderungen dauerhaft zu sichern.

Wiederholete Abschnitte als Zeilen übertragen

Ein weiteres nützliches Feature des WS Form PRO Google Sheets ist die Möglichkeit, wiederholbare Abschnittzeilen als Zeilen in Google Sheets zu übertragen. Bei der Auswahl einer wiederholbaren Sektion wird WS Form jede Zeile als separate Sheet-Zeile hinzufügen und dabei alle Felder außerhalb der wiederholbaren Sektion duplizieren.

Diese Funktion ist besonders vorteilhaft, wenn es um Umfragen oder Feedback-Formulare geht, bei denen mehrere Antworten in einer Sektion zu sammeln sind.

Durch die Kombination dieser Funktionen bietet die Integration von WS Form PRO und Google Sheets nicht nur eine praktische, sondern auch eine hochgradig anpassbare Lösung zur Verwaltung von Formulardaten. Nutzer profitieren von einer zentralen Datenablage, die eine effiziente Analyse und Verwaltung ermöglicht.

Darüber hinaus ist die Schnittstelle benutzerfreundlich gestaltet, was es auch weniger erfahrenen Benutzern erleichtert, komplexe Formulare zu erstellen und Daten zu organisieren. Diese Kombination stellt sicher, dass die gesammelten Daten nicht nur sicher, sondern auch leicht zugänglich und auswertbar sind – ein unschätzbarer Vorteil in der heutigen datenorientierten Geschäftswelt.

Die Implementierung von WS Form PRO Google Sheets ist nicht einfach nur eine technische Anforderung, sondern ein strategischer Schritt, um die Effizienz der Datenerfassung und -verarbeitung zu steigern, was letztendlich zu einer besseren Entscheidungsfindung führen kann.