WP ERP – Attendance

WP ERP Attendance: Eine umfassende Einführung in das Anwesenheitsmanagement

Die Verwaltung der Anwesenheit von Mitarbeitern ist ein zentraler Aspekt jeder erfolgreichen Organisation. Mit dem WP ERP Attendance-Plugin können Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter effektiv überwachen und diese mit ihren Abwesenheiten ausgleichen. In dieser Anleitung beleuchten wir die Features, die Installation und Konfiguration sowie die Verwaltung von Anwesenheitsdaten mithilfe der WP ERP Attendance-Lösung.

Die wichtigsten Funktionen von WP ERP Attendance

Die neueste Version der Anwesenheitsverwaltung von WP ERP ist mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet, die die Effizienz der Mitarbeiterverwaltung erheblich steigern:

• Mehrfache Check-ins und Check-outs: Im Gegensatz zu früheren Versionen können Mitarbeiter nun mehrere Check-ins und Check-outs an einem Tag vornehmen. Dies ermöglicht eine flexiblere Handhabung von Arbeitszeiten, insbesondere in dynamischen Arbeitsumgebungen.

• Flexibles Schichtmanagement: Bei WP ERP Attendance ist die Erstellung von Schichten jetzt obligatorisch. Unternehmen müssen Schichten definieren und diese den Mitarbeitern zuordnen, um sicherzustellen, dass alle Arbeitszeiten korrekt erfasst werden.

Installation des Plugins

Um das WP ERP Attendance-Plugin zu installieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Kauf und Download: Nach dem Erwerb des Plugins kann es über das Benutzerkonto heruntergeladen werden.
2. Installation: Navigieren Sie im WordPress-Dashboard zu „Plugins“ → „Neu hinzufügen“ und laden Sie die Add-On-Datei hoch. Klicken Sie auf „Installieren“ und aktivieren Sie das Plugin.

Nach der Aktivierung können Sie die Anwesenheitseinstellungen anpassen, indem Sie zu „WP ERP“ → „Einstellungen“ → „HR“ → „Mehr“ → „Anwesenheit“ navigieren.

Anpassung der Anwesenheitseinstellungen

Die Anpassung der Anwesenheitseinstellungen ist entscheidend, um eine effiziente Arbeitszeiterfassung zu gewährleisten. Bei WP ERP Attendance können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Grace Periods

Die Grundeinstellungen ermöglichen die Konfiguration von „Grace Time“ (Toleranzzeiten), die festlegen, wie viele Minuten Mitarbeiter vor oder nach den regulären Arbeitszeiten einchecken oder auschecken können.

IP-Beschränkung

Ein weiteres wichtiges Feature ist die IP-Beschränkung für den Selbst-Anwesenheitsdienst. Wenn aktiviert, können Mitarbeiter nur von vordefinierten IP-Adressen aus einchecken. Dies verhindert Missbrauch und stellt sicher, dass nur autorisierte Geräte für die Anwesenheitserfassung verwendet werden.

Erstellung und Verwaltung von Schichten

Die Schichtverwaltung spielt eine zentrale Rolle für die Zuordnung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Hier ist, wie dies funktioniert:

Schicht erstellen

Um eine neue Schicht zu erstellen, navigieren Sie zu „WP ERP“ → „HR“ → „Anwesenheit“ → „Schichten“ und klicken Sie auf „Neue Schicht hinzufügen“. Geben Sie den Schichtnamen, die Start- und Endzeit sowie Feiertage an.

Schichten zuweisen

Sobald die Schichten erstellt wurden, können diese Mitarbeitern zugewiesen werden. Gehen Sie zu „WP ERP“ → „HR“ → „Anwesenheit“ → „Bulk Shift zuweisen“. Hier können Sie die Schicht für eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern festlegen.

Wichtig: Schichten müssen für den gewünschten Zeitraum generiert werden, damit Mitarbeiter die Check-in- und Check-out-Funktion nutzen können. Wenn eine Schicht abläuft, ist es erforderlich, eine neue Schicht zu generieren und die Mitarbeiter erneut zuzuweisen.

Mehrere Check-ins und Check-outs

Die neue Funktion für mehrere Check-ins und Check-outs bietet eine erhebliche Flexibilität. Mitarbeiter können innerhalb von 24 Stunden mehrmals ein- und auschecken. Dabei wird die letzte Check-out-Zeit im Mitarbeiterprofil angezeigt, und die Arbeitszeit wird entsprechend aufgezeichnet. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die in einem Arbeitsumfeld tätig sind, in dem häufige Wechsel zwischen Aufgaben erforderlich sind.

Die Anwesenheitslisten verwalten

Die Verwaltung der Anwesenheitslisten erfolgt ebenfalls über das Dashboard von WP ERP. Hier können Sie neue Anwesenheitslisten erstellen und bestehende Listen überwachen:

• Hinzufügen neuer Listen: Klicken Sie auf „Neue Anwesenheitsliste hinzufügen“ und wählen Sie die verfügbaren Mitarbeiter aus.
• CSV-Import: Sollten externe Geräte zur Log-Erfassung verwendet werden, kann ein CSV-File hochgeladen werden, um die Daten effizient ins System zu integrieren.

Überprüfung und Filterung der Anwesenheitsdaten

Nach der Erstellung von Anwesenheitslisten bieten die WP ERP Attendance-Funktionen auch umfangreiche Filtermöglichkeiten:

• Detaillierte Aufzeichnung: Über die Anwesenheitsseite lassen sich die Eintragungen der Mitarbeiter detailliert einsehen, inklusive ID, Name, Abteilung, Status und Arbeitszeiten.
• Filterfunktionen: Anwesenheitslisten können nach Zeitraum, z.B. heute, gestern, letzten Monat oder benutzerdefinierten Zeiträumen gefiltert werden.

Mitarbeitererinnerungen einrichten

Um die Pünktlichkeit zu fördern, können Sie automatische Erinnerungsemails an Mitarbeiter senden, die sich nicht rechtzeitig einchecken. Nach der festgelegten „Grace After Check-in“-Periode wird die Erinnerung verschickt, um sicherzustellen, dass niemand die Arbeitszeiten verpasst.

• Aktivierung: Gehen Sie zu „ERP-Einstellungen“ → „Einstellungen“ → „HR“ → „Anwesenheit“ und aktivieren Sie die Erinnerungen.

Der Selbst-Anwesenheitsdienst

Eine der bedeutendsten Verbesserungen in WP ERP Attendance ist der Selbst-Anwesenheitsdienst. Mitarbeiter können sich über ihr persönliches HR-Dashboard ein- und auschecken, was die Verwaltung erheblich erleichtert.

• Aktivierung im Backend: Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter diese Funktion nutzen können, muss der Selbst-Anwesenheitsdienst aktiviert werden.
• Auszeichnung des Status: Nach einem erfolgreichen Check-in erhalten die Mitarbeiter eine Bestätigung, dass sie sich erfolgreich eingeloggt haben.

Erstellung von Anwesenheitsberichten

Die Berichterstattung über Anwesenheit ist ein wesentlicher Bestandteil der Analyse und Entscheidungsfindung. WP ERP Attendance bietet eine Vielzahl von Berichten:

1. Datumbasierte Berichte: Diese Berichte zeigen sämtliche Abwesenheitsdaten und Arbeitszeiten nach Tagen sortiert an.
2. Mitarbeiterbasierte Berichte: Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Arbeitszeiten und Abwesenheiten einzelner Mitarbeiter.

Beide Berichte können nach Standort und Abteilung gefiltert werden.

Importieren und Exportieren von Anwesenheitsdaten

Mit der Funktion zur Erstellung und Verwaltung von CSV-Dateien können Sie Anwesenheitsdaten sowohl importieren als auch exportieren. Dies spielt eine entscheidende Rolle für die Datensicherheit und die Fähigkeit, Daten in verschiedenen Formaten zu nutzen.

• Importieren: Um Daten zu importieren, wählen Sie das entsprechende Shift-Out und laden die Datei hoch.
• Exportieren: Anwesenheitsdaten können in ein CSV-Format exportiert werden, was die Analyse und Archivierung erleichtert.

Anpassen und Bearbeiten des Logbuchs

Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter vergessen, sich ein- oder auszuchecken. In diesen Fällen haben sowohl Administratoren als auch HR-Manager die Möglichkeit, die Zeiten im Logbuch nachträglich zu korrigieren:

• Bearbeitung: Über das Dashboard navigieren Sie zu „Anwesenheit“ und wählen die Option „Bearbeiten“.
• Sicherheitsmaßnahmen: Beachten Sie, dass der nachbearbeitete Check-out-Zeitpunkt immer später als der Check-in-Zeitpunkt sein muss, um Fehler zu vermeiden.

Fazit

Das WP ERP Attendance-Plugin bietet Unternehmen eine umfassende Lösung zur Verwaltung der Anwesenheit ihrer Mitarbeiter. Mit Funktionen wie mehreren Check-ins, flexiblen Schichteinstellungen und der Möglichkeit zur Erstellung detaillierter Berichte ermöglicht es eine präzise Verfolgung der Arbeitszeiten. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten machen WP ERP Attendance zu einem unverzichtbaren Highlight für jedes moderne Unternehmen.