WordPress TotalDesk

Das umfassende Ticket-System von WordPress TotalDesk

WordPress TotalDesk bietet ein integriertes Ticket-System, das es Unternehmen ermöglicht, Anfragen von Kunden effektiv zu verwalten. Dieses System umfasst eine Vielzahl von Funktionen, die alle darauf abzielen, den Support-Prozess zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Entwicklung des Ticket-Systems

Das Herzstück von WordPress TotalDesk ist das Ticket-System, das eine strukturierte Möglichkeit bietet, Support-Anfragen zu bearbeiten. Mit diesem System können Unternehmen sicherstellen, dass keine Anfrage übersehen wird und jeder Kunde angemessen betreut wird. Das Ticket-System ermöglicht es, alle eingehenden Anfragen zu protokollieren, sodass Unternehmen wertvolle Informationen über häufige Probleme oder Anfragen gewinnen können.

Ticket-Erstellung

Die Erstellung eines Tickets kann auf vier verschiedene Arten erfolgen:

1. Mailbox-Abruf: Kunden können ihre Support-Anfragen per E-Mail senden. WordPress TotalDesk greift automatisch auf das Postfach zu und erstellt ein neues Ticket oder einen Kommentar, wenn eine E-Mail empfangen wird. Dadurch werden alle Konversationen zentral erfasst und sind jederzeit abrufbar.

2. Neues Ticket-Formular: Die Software bietet drei verschiedene Kontaktformulare an, die sich je nach Anfrage unterscheiden. Diese Formulare berücksichtigen spezifische Anforderungen wie den Kaufcode bei Envato oder Bestellinformationen von WooCommerce. Dies sorgt dafür, dass die Kommunikation direkt und zielgerichtet ist.

3. Live-Chat: Mit der integrierten Live-Chat-Funktion können Kunden direkt mit den Support-Agenten kommunizieren. Auch hier werden alle Chats als Tickets erfasst, sodass keine Informationen verloren gehen. Kunden können über ihre Ticket-ID auf frühere Chats zugreifen.

4. Telefonanrufe: Kunden haben die Möglichkeit, den Support telefonisch zu kontaktieren. Support-Agenten können im Namen der Kunden Tickets erstellen, wodurch eine nahtlose Kommunikation gewährleistet ist.

Ticket-Management und Analyse

Sobald ein Ticket erstellt wurde, ist es wichtig, dass es kategorisiert, analysiert und zugewiesen wird. WordPress TotalDesk ermöglicht es Agenten, eine standardisierte Vorgehensweise zu nutzen, indem sie Standardwerte für den Ticketstatus, die Art des Tickets und den zugewiesenen Agenten festlegen. Dadurch wird die Effizienz des Support-Teams erhöht und der Administrationsaufwand minimiert.

Fazit des Ticket-Managements

Nachdem ein Ticket gelöst wurde, sollten Agenten die Informationen nutzen, um eine FAQ zu erstellen oder Antworten als „gespeicherte Antworten“ zu hinterlegen. Dies minimiert Wiederholungsfragen und verbessert die Effizienz des Supports.

Wissensdatenbank und FAQs

Eine gut strukturierte Wissensdatenbank ist entscheidend, um wiederkehrende Supportanfragen zu reduzieren. WordPress TotalDesk ermöglicht es Benutzern, ihre eigene Wissensdatenbank einfach aufzubauen, die eine Vielzahl von FAQs umfasst und den Kunden hilft, ihre Probleme selbstständig zu lösen.

Reduzierung von Supportanfragen

Durch die Bereitstellung einer umfangreichen Auswahl an häufig gestellten Fragen (FAQs) können Unternehmen den Supportaufwand erheblich reduzieren. Kunden haben die Möglichkeit, die Wissensdatenbank zu durchsuchen und Antworten auf ihre Fragen schnell zu finden. Hier sind einige Funktionen, die TotalDesk in diesem Bereich bietet:

• Transfer von Tickets zu FAQs: Tickets können in FAQ-Artikel umgewandelt werden. Diese Funktion hilft dabei, die Wissensdatenbank schnell zu erweitern, indem realistische Antworten auf häufige Fragen erstellt werden.

• Live-Suche: Kunden können die Wissensdatenbank sofort durchsuchen, um Antworten zu finden. Eine Live-Suchfunktion zeigt Ergebnisse in Echtzeit an und verbessert die Benutzererfahrung erheblich.

• FAQs mit Einblicken: Die Nutzung der Wissensdatenbank wird ebenfalls verfolgt, um zu analysieren, welche Artikel am häufigsten aufgerufen werden. Dies hilft bei der Identifizierung von Themen, die eventuell besser dokumentiert oder erläutert werden müssen.

Live-Chat-Funktionalitäten

Die integrierte Live-Chat-Funktion von WordPress TotalDesk ermöglicht es Unternehmen, in Echtzeit mit ihren Kunden zu kommunizieren. Live-Chat ist eine schnelle und effiziente Möglichkeit, Support-Anfragen zu bearbeiten.

Schnelle Problemlösung

Durch den direkten Dialog können Agenten schneller auf Anfragen reagieren und Probleme in Echtzeit lösen. Diese Funktion erhöht die Kundenzufriedenheit erheblich, da Anfragen nicht in einem Ticket-System verzögert werden.

Speicherung als Ticket

Alle Gespräche im Live-Chat werden als Tickets gespeichert, sodas diese Informationen nach dem Gespräch zur Verfügung stehen. Kunden können dadurch ihre Ticket-Historie jederzeit einsehen und Agenten können frühere Konversationen nachverfolgen, was die Qualität des Supports steigert.

Integration mit Drittherstellern

WordPress TotalDesk unterstützt eine Vielzahl von Integrationen, insbesondere mit beliebten Plattformen wie WooCommerce und Envato. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Geschäftsprozesse und erhöht die Benutzerfreundlichkeit für die Kunden.

WooCommerce-Integration

Mit der WooCommerce-Integration wird den Kunden ein „Meine Tickets“-Bereich in ihrem Konto bereitgestellt, über den sie ihre Anfragen einsehen oder neue Tickets erstellen können. Dies vereinfacht den Prozess und ermöglicht es den Kunden, schnell auf ihre Supportanfragen zuzugreifen.

Envato-Hilfe

Durch die Implementierung der Envato-Kaufcode-Validierung können Kunden sicherstellen, dass ihre Anfragen basierend auf käuflich erworbenen Produkten bearbeitet werden. Dadurch wird der Support gezielter und die Effizienz gesteigert.

Benachrichtigungssystem

WordPress TotalDesk verfügt über integrierte Benachrichtigungsfunktionen, die es den Kunden ermöglichen, über den Status ihrer Tickets informiert zu bleiben. Dies kann über Desktop-Benachrichtigungen oder E-Mail erfolgen, sodass der Kunde stets auf dem Laufenden ist.

Berichterstattung und Analysen

Eine zentrale Funktion von WordPress TotalDesk ist die Möglichkeit zur Erstellung detaillierter Berichte über Support-Anfragen. Dies umfasst Statistiken über die Ticket-Erstellung, die Bearbeitungszeit und die Zufriedenheit der Benutzer. Unternehmen können durch die Analyse dieser Daten wertvolle Erkenntnisse darüber gewinnen, wo häufige Probleme liegen und wie diese behoben werden können.

Mit der Implementierung eines effektiven Ticket-Systems bietet WordPress TotalDesk eine äußerst effektive Lösung für Kundenservice-Anforderungen. Es hilft Unternehmen, Anfragen strukturiert zu bearbeiten, die Effizienz ihres Supports zu steigern und letztlich die Zufriedenheit ihrer Kunden zu erhöhen. Die Kombination von Ticket-System, Wissensdatenbank und Live-Chat macht TotalDesk zu einer der besten Optionen für WordPress-Nutzer, die eine umfassende Lösung zur Optimierung ihres Kundenservices suchen.