SupportCandy – Email Piping

SupportCandy Email Piping: Optimierung für den Kundenservice

SupportCandy Email Piping revolutioniert den Umgang mit Kundenanfragen, indem es ermöglicht, Tickets direkt aus der E-Mail-Umgebung zu erstellen und darauf zu antworten. Diese Funktion bietet zahlreichen Vorteilen, indem sie sowohl Kunden als auch Agenten erhebliche Zeitersparnisse ermöglicht. Kunden müssen nicht mehr auf die Website gehen, sich einloggen und ihre Anfragen über ein Formular einreichen. Stattdessen können sie einfach von ihrem gewohnten E-Mail-Posteingang aus kommunizieren, was die Effizienz und Kommunikationsgeschwindigkeit erheblich steigert.

Funktionsweise von Email Piping

SupportCandy Email Piping funktioniert auf einfache und benutzerfreundliche Weise. Zum Beispiel, wenn Sie ein spezielles Support-Konto wie [email protected] für die Bearbeitung von Tickets verwenden, müssen Sie eine Piping-Verbindung zu diesem E-Mail-Konto einrichten. Die Schritte hierzu sind unkompliziert:

1. Ticket-Erstellung: Jedes Mal, wenn eine E-Mail an [email protected] gesendet wird, wird automatisch ein neues Ticket erstellt. Dies erleichtert die Nachverfolgung von Anfragen und schafft eine zentrale Anlaufstelle für Kundenkommunikation.

2. Benachrichtigungen für Kunden: Der Kunde, der das Ticket erstellt hat, erhält sofortige Benachrichtigungen über eine Bestätigung des Tickets, Antworten von Agenten oder Änderungen im Ticketstatus. Wenn der Kunde auf diese Benachrichtigungen antwortet, wird die Antwort automatisch dem entsprechenden Ticket hinzugefügt.

3. Agenten-Benachrichtigungen: Support-Mitarbeiter erhalten ebenfalls Benachrichtigungen über neue Tickets, Kundenantworten oder Änderungen im Ticketverlauf. Sie können bequem aus ihrem E-Mail-Posteingang heraus auf diese Benachrichtigungen antworten, was die Effizienz in der Bearbeitung von Anfragen erhöht.

Methoden für das Piping

Es stehen drei verschiedene Methoden für das Einrichten der Piping-Verbindung zur Verfügung, die sich je nach Anforderungen und Plattform variieren:

• Basis IMAP-Authentifizierung: Diese Methode ist weit verbreitet. Allerdings erlauben Google und Microsoft keine Basismethoden mehr, daher sind hier spezielle APIs nötig.

• Gmail API: Für Nutzer, die Gmail verwenden, ist diese API eine schnelle und unkomplizierte Lösung, die einen nahtlosen Zugriff auf E-Mails ermöglicht.

• Microsoft Exchange API: Ähnlich wie die Gmail API ist auch diese Methode auf Microsoft-Plattformen zugeschnitten und bietet eine robuste Lösung für das Piping.

Mit diesen modernen APIs kann der Piping-Vorgang in weniger als fünf Minuten eingerichtet werden, was den Einstieg in die E-Mail-Bearbeitung erheblich erleichtert.

Piping mehrerer E-Mail-Konten

Falls Ihre Organisation mehrere E-Mail-Adressen verwendet, um mit Kunden zu kommunizieren, können Sie diese ebenfalls in SupportCandy einbinden. Um mehrere Konten zu integrieren, müssen alle E-Mails von den zusätzlichen Konten an die primäre Piping-Adresse (z.B. [email protected]) weitergeleitet werden.

Dieser Prozess beinhaltet folgende Schritte:

• E-Mail-Weiterleitung: Alle eingehenden E-Mails werden an die piped E-Mail-Adresse weitergeleitet. So stellen Sie sicher, dass keine Anfragen verloren gehen.

• E-Mail-Piping-Einstellungen: Innerhalb der Piping-Einstellungen müssen die weitergeleiteten E-Mail-Adressen aufgeführt werden, um die Interaktion zu koordinieren.

Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass Sie E-Mail-Benachrichtigungen von den ursprünglichen weitergeleiteten Adressen erfassen können. Wenn Sie beispielsweise E-Mails von [email protected] an [email protected] weiterleiten, kann die Ticketbenachrichtigung so angepasst werden, dass sie als von [email protected] versendet wird. Dies fördert die Transparenz in der Kommunikation mit dem Kunden.

Piping-Regeln

Mit Piping-Regeln können spezifische Bedingungen definiert werden, die Einfluss auf die Erstellung von Tickets haben. Diese Regeln ermöglichen es Ihnen, bestimmte Ticketfelder basierend auf eingehenden E-Mails und deren Inhalten automatisch auszufüllen.

Hier sind einige Aspekte zur Implementierung von Piping-Regeln:

• Priorisierung: Wenn Sie beispielsweise wünschen, dass E-Mails mit dem Betreff oder Inhalt „Dringend“ automatisch die Priorität „Hoch“ erhalten, können Sie dies über die Piping-Regeln festlegen.

• Suchkriterien: Unterstützt werden auch folgende Matching-Methoden:

• Exakte Übereinstimmung
• Wildcard-Matching
• Reguläre Ausdrücke

Diese Flexibilität bei der Konfiguration der Piping-Regeln stellt sicher, dass eingehende Anfragen effizient kategorisiert und verwaltet werden.

Zusätzliche Einstellungen

Um den Piping-Prozess anzupassen und zu optimieren, bietet SupportCandy eine Vielzahl von zusätzlichen Einstellungen:

• Erlaubte E-Mails: Definieren Sie, ob nur neue E-Mails, nur Antworten oder beides in das Ticket-System pipen sollen.

• Erlaubte Benutzer: Legen Sie fest, ob E-Mails von registrierten Benutzern oder von allen gesendet werden dürfen.

• E-Mail-Inhalt: Wählen Sie zwischen HTML- oder Textformat für den E-Mail-Body, um ansprechende und lesbare Inhalte zu gewährleisten.

• Import von CC: Aktivieren Sie die Option, CC-E-Mails als zusätzliche Empfänger zu importieren, um sicherzustellen, dass relevante Parteien informiert bleiben.

• E-Mails blockieren: Definieren Sie E-Mail-Adressen oder Betreffs, die vom Piping ausgeschlossen werden sollen. Auch hier können exakte Übereinstimmungen, Wildcards oder reguläre Ausdrücke verwendet werden.

Diese zusätzlichen Einstellungen sind entscheidend, um eine reibungslose und zielgerichtete Kommunikation mit Kunden zu gewährleisten. Sie maximieren die Effizienz des Ticket-Management-Prozesses und optimieren gleichzeitig den Kundenservice.

Fazit

SupportCandy Email Piping ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das die Kommunikation zwischen Kunden und Support-Agenten erheblich vereinfacht und Schnelligkeit in der Bearbeitung von Anfragen fördert. Durch die Möglichkeit, direkt aus der E-Mail-Umgebung auf Tickets zuzugreifen und darauf zu antworten, entfällt der umständliche Prozess des Logins auf der Website.

Die Implementierung erfolgt schnell und unkompliziert über moderne APIs, was die Integration in bestehende Arbeitsabläufe erleichtert. Darüber hinaus lassen sich mehrere E-Mail-Konten effizient verwalten, was besonders für Unternehmen mit einer Vielzahl von Kommunikationskanälen von Vorteil ist.

Die anpassbaren Piping-Regeln und zusätzlichen Einstellungen ermöglichen es, die gesamte E-Mail-Kommunikation präzise zu steuern und zu optimieren, sodass Service-Teams effektiver arbeiten können.

Die Vorteile von SupportCandy Email Piping machen es zu einer wertvollen Lösung für jedes Unternehmen, das seinen Kundenservice verbessern und gleichzeitig die Effizienz ihrer internen Prozesse steigern möchte.