Projectopia – Expenses Add-On

Ein umfassender Leitfaden zu Projectopia Expenses Add-On

Das Projectopia Expenses Add-On ist eine wertvolle Erweiterung des Projectopia Core Plugins, das nahtlos in die Projektmanagement-Software integriert werden kann. Es ermöglicht den Nutzern, Ausgaben verwalten und Lieferanten effizient in ihren Projekten einbinden zu können.

Entwicklung

Das Projectopia Expenses Add-On ist speziell für die Version 5.0.0 oder höher des Projectopia Core Plugins konzipiert. Um mit der Installation zu beginnen, müssen Nutzer zuerst das Kern-Plugin aktualisieren. Der Installationsprozess umfasst das Hochladen der Zip-Datei über WordPress und die Aktivierung des Plugins. Nach der Installation können Admins auf die Projectopia-Einstellungsseite zugreifen, um die Lieferanten- und Ausgabeneinstellungen zu konfigurieren. Eine zentrale Funktion, die konfiguriert werden kann, ist die Autorisierung von Ausgaben durch Administratoren. Diese Funktion ermöglicht es, Ausgaben, die von Teammitgliedern eingereicht werden, einer Genehmigung zu unterziehen. Hierbei können auch Werte festgelegt werden, ab denen eine Genehmigung erforderlich ist.

Für Benutzer, die keine Autorisierungsfunktion benötigen, ist das Add-On sofort nach der Installation einsatzbereit. Das Permissions-Matrix-System für Lieferanten und Ausgaben wird in die Benutzerrollenverwaltung von Projectopia integriert. Dies ermöglicht es Admins, spezifische Rollen zuzuweisen, die auf Lieferanten zugreifen oder Ausgaben hinzufügen können.

Lieferantenverwaltung

Um Ausgaben hinzuzufügen, müssen zunächst Lieferanten im System registriert werden. Die Lieferantenadministrationsseite gewährt Zugang zu verschiedenen Feldern, in denen Adresse, Name und Kontaktdaten des Lieferanten eingegeben werden können. Diese Informationen sind entscheidend für die korrekte Abwicklung von Ausgaben und das korrekte Abrechnen von Steuern, wenn Lieferanten spezifische Steuersätze verlangen, wie beispielsweise die Mehrwertsteuer (USt).

Sollte ein Lieferant eine andere Währung verwenden als das Unternehmensstandard, kann dies durch Aktivierung der Funktion „Währung pro Lieferant festlegen“ im allgemeineinstellungen des Projectopia Plugins angepasst werden. Darüber hinaus können alle mit einem Lieferanten verknüpften Ausgaben auf einer grafischen Benutzeroberfläche dargestellt werden, die die monatlichen Gesamtausgaben visualisiert.

Ausgabenmanagement

Das Ausgabenmanagement innerhalb des Plugins ist gut strukturiert und gliedert sich in zwei Hauptseiten. Die erste Seite zeigt alle Ausgaben, die der aktuell angemeldete Benutzer eingegeben hat, während die zweite Seite, die Ausgaben-Admin-Seite, eine Übersicht über alle eingegebenen Ausgaben bietet. Diese Funktion ist ausschließlich für Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen zugänglich und zeigt auch alle Ausgaben, die auf Genehmigung warten, an.

Die Benutzeroberfläche für die Erstellung einer Ausgabe ähnelt stark der Rechnungserstellung im Projectopia Core. Zuerst müssen Benutzer einen Lieferanten und, falls gewünscht, ein spezifisches Projekt auswählen, um die Ausgabe zuzuordnen. Nach dem Aktualisieren des Formulars können die spezifischen Posten für die Ausgabe eingetragen werden, und es wird automatisch berücksichtigt, ob der Lieferant Umsatzsteuer hinzufügt oder nicht.

Falls die Plug-in-Einstellungen so konfiguriert sind, dass eine Genehmigung notwendig ist, wird der Benutzer beim Einreichen der Ausgabe darauf hingewiesen, dass er eine Genehmigung anfordern muss. Dieser Prozess sendet eine Benachrichtigung an alle Benutzer, die die Berechtigung besitzen, Ausgaben zu genehmigen.

Autorisierungsprozesse

Die Genehmigungsfunktion des Projectopia Expenses Add-Ons ist ein kritisches Werkzeug, um die finanziellen Abläufe innerhalb eines Unternehmens zu regulieren. Die Konfiguration kann so vorgenommen werden, dass Teammitglieder verpflichtet sind, für jede Ausgabe eine Genehmigung anzufordern oder nur für Ausgaben über einem bestimmten Betrag. Dieser Prozess verbessert die finanzielle Kontrolle und fördert die Verantwortung innerhalb der Organisation.

Sobald eine Ausgabe zur Genehmigung eingereicht wurde, erhalten die genehmigungsbefugten Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link, um die betreffende Ausgabe zu Genehmigen oder abzulehnen. Dies gibt dem Fachausschuss die nötige Transparenz und ermöglicht eine schnelle Bearbeitung von Anfragen.

Integration mit Projectopia Core

Das Projectopia Expenses Add-On hat eine tiefgehende Integration mit dem Projectopia Core Plugin, was zusätzliche Funktionen und ein verbessertes Nutzererlebnis schafft. Auf dem Dashboard der Admin-Oberfläche werden neue Datenansätze hinzugefügt, die den Einnahmengraph nicht nur die monatlichen Einnahmen, sondern auch die monatlichen Ausgaben gegenüberstellen. Dies hilft, auf einen Blick den monatlichen Gewinn zu ermitteln.

Zusätzlich wird auf der Admin-Seite von Teammitgliedern eine spezifische Metabox angezeigt, die deren Ausgaben und eine grafische Darstellung des monatlichen Spendenverhaltens anzeigt. Da Ausgaben projektspezifisch zugeordnet werden können, wird auch in jedem Projekt eine neue Metabox erstellt, die alle zugehörigen Ausgaben anzeigt. Diese Ausgaben werden darüber hinaus in die Projektfinanzangaben aufgenommen, sodass zukünftig immer der Gewinn nach Abzug der Ausgaben sichtbar ist.

Vorteile des Projectopia Expenses Add-Ons

Das Projectopia Expenses Add-On revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Ausgaben verwalten. Durch die Möglichkeit, Lieferanten zu integrieren und spezifische Ausgaben zu verfolgen, können Unternehmen ihre Finanzen besser im Blick behalten. Diese Funktionalität hilft, unerwartete Kosten zu minimieren und fördert eine transparente Kommunikation bezüglich finanzieller Verpflichtungen innerhalb des Teams.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Implementierung des Projectopia Expenses Add-Ons in Verbindung mit Projectopia Core eine unschätzbare Ressource für jede Organisation ist, die ihre Ausgaben effizient und effektiv verwalten möchte. Durch die nahtlose Integration, die Möglichkeit zur individuellen Anpassung und die umfassende Kontrollfunktion wird dieses Add-On zu einem unverzichtbaren Werkzeug im modernen Projektmanagement.