Gravity Flow Checklists

Ein umfassender Überblick über Gravity Flow Checklists

Die Gravity Flow Checklists Erweiterung ermöglicht es Administratoren, eine Reihe von Formularen zu veröffentlichen, bei denen jeweils eine einzelne Einreichung erforderlich ist. Diese Funktion ist in einer Vielzahl von Anwendungen nützlich, darunter jährliche Kampagnen, Personalentwicklungsprogramme oder viele andere Szenarien, die eine klare Nachverfolgbarkeit von Formularübermittlungen erfordern. Die Benutzeroberfläche sowohl im Frontend als auch im Admin-Bereich zeigt auf einfache Weise den Status der Checklisten an und sorgt dafür, dass Nutzer stets im Bilde sind, welche Schritte sie bereits abgeschlossen haben und welche noch ausstehen.

Funktionsweise und Merkmale von Gravity Flow Checklists

Visualisierung des Status

Im Gravity Flow-System werden Checklisten durch visuelle Indikatoren dargestellt:
– Abgeschlossene Checklisten: Diese werden durch ein Häkchen symbolisiert, und alle erforderlichen Formulare sind erfolgreich eingereicht.
– Unvollständige Checklisten: Hier zeigt ein leeres Kontrollkästchen an, dass noch Einreichungen ausstehen.

Wenn der Nutzer auf eine Checkliste klickt, wird die Detailseite der Checkliste angezeigt, auf der die ausgefüllten Formulare mit einem Link zum entsprechenden Arbeitsablauf versehen sind. Ausstehende Formulare verlinken direkt zu den betreffenden Formblättern. Dies vereinfacht die Navigation und gewährleistet eine hohe Benutzerfreundlichkeit.

Anforderungen und Nutzerverwaltung

Wichtig zu beachten ist, dass die Einträge einer Checkliste nur dann einem loggierten WordPress-Nutzer zugeordnet werden können. Daher ist es empfehlenswert, in den Formulareinstellungen die Option „Benutzer müssen eingeloggt sein“ zu aktivieren. Dies stellt sicher, dass die Einreichungen ohne Verwirrung oder Komplikationen nachverfolgt werden können.

Administratoren haben auch die Möglichkeit, Nutzer von bestimmten Formularen auszunehmen. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll, wenn es darum geht, spezielle Anforderungen oder Ausnahmen zu berücksichtigen, die für bestimmte Nutzergruppen gelten könnten.

Workflow-Management

Jedes Formular innerhalb der Checkliste kann unterschiedliche Workflows und Schritte des Gravity Flow aufweisen, was bedeutet, dass Administratoren die Freiheit haben, sehr individuelle und spezifische Prozesse zu definieren. Dabei ist jedoch zu beachten, dass es keine bedingte Logik zwischen den Formularen gibt; alle Formulare müssen vollständig ausgefüllt werden, bevor der nächste Schritt im Prozess in Angriff genommen werden kann. Für komplexere Anwendungsfälle, in denen bedingte Logik erforderlich ist, könnte die Nutzung der Form Submission Step des Form Connector-Plugins notwendig sein.

Verwaltung von Checklisten

Checklisten können einfach über die Seite „Workflow -> Einstellungen“ im Tab „Checklisten“ verwaltet werden. Dort geben Administratoren den Namen der Checkliste ein und bestimmen die erforderlichen Formulare. Die Option für sequenzielle Einreichungen sorgt dafür, dass Benutzer die Formulare in der vorgegebenen Reihenfolge ausfüllen müssen, was zu einer konsistenten Datenerfassung führt.

Die Berechtigungseinstellungen wiederum ermöglichen es Administratoren, gezielt zu definieren, wer die Checklisten sehen kann. Diese Kontrolle ist wichtig, um sicherzustellen, dass sensible Informationen nur von autorisierten Nutzern eingesehen werden können.

Frontend-Darstellung über Blocks und Shortcodes

Gravity Flow ermöglicht die Darstellung der Checklisten im Frontend entweder über die Verwendung von Blocks oder speziellen Shortcodes, was eine flexible Integration in bestehende WordPress-Seiten erlaubt.
Beispielsweise kann die Checklisten-Seite so eingebaut werden:

plaintext
[gravityflow page="checklists"]

Es ist auch möglich, spezifische Checklisten durch die Angabe der entsprechenden ID oder des Namens darzustellen:

plaintext
[gravityflow page="checklists" checklist="{checklist ID oder Name}"]

Diese Flexibilität erleichtert es den Administratoren, maßgeschneiderte Benutzererfahrungen zu schaffen, die auf die Bedürfnisse ihrer Zielgruppe abgestimmt sind.

Unterstützung für Einzelseitenmodus

Mit der Funktion „Einzelseitenmodus“ bleibt die Checkliste immer sichtbar, während Nutzer das jeweilige Formular ausfüllen. Dies erhöht die Benutzerfreundlichkeit und sorgt dafür, dass die Nutzer sich während des gesamten Prozesses orientiert fühlen.

Ein Beispiel für die Implementierung in einem Einzelseitenmodus könnte wie folgt aussehen:

plaintext
[gravityflow page="checklists" theme="horizontal" single_page="true"]

Integration von „Save & Continue“ und weiteren Add-Ons

Die Unterstützung für die „Save & Continue“-Funktionalität erlaubt es Nutzern, zu einem späteren Zeitpunkt zu ihren Formblättern zurückzukehren, ohne dass sie erneut auf Links in den entsprechenden E-Mails klicken müssen. Diese Funktion erhöht die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit erheblich, insbesondere wenn die Nutzer nicht alle Formulare in einer Sitzung ausfüllen können.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Gravity Forms Partial Entries Add-On derzeit nicht unterstützt wird, was bedeutet, dass nur vollständig ausgefüllte Einträge berücksichtigt werden.

Nutzerverwaltung im Admin-Bereich

Administratoren mit der Berechtigung „gravityflowchecklists_user_admin“ haben die Möglichkeit, die Checklisten aller Benutzer direkt über das WordPress-Admin-Menü einzusehen. Diese Funktion steigert die Effizienz der Nutzerverwaltung erheblich und erlaubt es den Administratoren, die Fortschritte bei den Einreichungen einfach zu überwachen.

Fazit

Gravity Flow Checklists bietet eine mächtige und flexible Lösung für das Management von Formularen innerhalb von WordPress. Die klaren visuellen Indikatoren und einfachen Navigationsmöglichkeiten helfen nicht nur Administratoren, die erforderlichen Schritte im Workflow zu überwachen, sondern unterstützen auch die Benutzer dabei, ihre Eingaben effizient abzuschließen. Mit Optionen zur Anpassung und einer benutzerfreundlichen Handhabung stellt dieser Ansatz sicher, dass alle Anforderungen an Formulare und Checklisten erfüllt werden, egal ob für jährliche Kampagnen oder spezifische HR-Programme. Die Implementierung von Checklisten in Form von Blocks und Shortcodes macht die die Integration in bestehende Webprojekte nicht nur einfach, sondern auch vielseitig. Die Möglichkeit, die Checklisten je nach Nutzergruppe anzupassen, sorgt dafür, dass die Anwendungen auf die individuellen Bedürfnisse der Benutzer optimal abgestimmt werden können.