Automatisierung der Erstellung von PDF-Quittungen für Spenden
Die Verwendung von PDF-Quittungen ist eine hervorragende Methode, um die finanzielle Dokumentation für Spender zu optimieren. Diese Quittungen können direkt im Bestätigungs-E-Mail nach einer Spende sowie auf der Webseite, wo die Spendenhistorie angezeigt wird, bereitgestellt werden. In diesem Artikel wird erklärt, wie PDF-Quittungen effektiv konfiguriert und genutzt werden können, um Spendern einen hochwertigen Service zu bieten.
Installation und Aktivierung des PDF-Quittungs-Add-ons
Der erste Schritt zur Implementierung von PDF-Quittungen ist der Download und die Installation des entsprechenden Add-ons. Nach der Installation muss das Add-on aktivert werden. Dies ist entscheidend, um zukünftige Updates erhalten zu können und um den Zugriff auf priorisierte Unterstützung zu gewährleisten.
Einmal installiert und aktiviert, sind die nächsten Schritte, die Basiseinstellungen für das PDF Quittungs-Add-on zu konfigurieren. Dies erfolgt über das Administrationsmenü, wo die entsprechenden Optionen unter den Einstellungen zu finden sind.
PDF-Erstellungsmethoden
Es gibt zwei Methoden zur Erstellung von PDFs mit diesem Add-on.
- Custom PDF Builder: Diese Methode bietet die größte Flexibilität, um den Inhalt und das Aussehen der PDFs vollständig anzupassen.
- Set PDF Templates: Diese Methode ermöglicht die Verwendung vorgefertigter Templates, die einfach angepasst werden können, um die PDF-Inhalte nach den Eingaben in den Einstellungen zu generieren.
Custom PDF Builder
Der Custom PDF Builder nutzt HTML-Markup und den Inhalt, der im TinyMCE-Editor eingegeben wird, um die Quittungen in Echtzeit zu generieren. Es sind mehrere Vorlagen im Lieferumfang enthalten, die geändert und gespeichert werden können.
Um die Custom PDFs zu aktivieren, müssen folgende Schritte unternommen werden:
– Der Generierungsmodus muss auf „Custom PDF Builder“ gesetzt werden. Danach erscheinen zusätzliche Felder zur Anpassung.
– Wählen Sie eine Quittungsvorlage aus und vergeben Sie einen benutzerdefinierten Template-Namen, damit die vorgenommenen Änderungen gespeichert werden.
– Passen Sie die Vorlage im WYSIWYG-Editor nach Ihren Wünschen an.
Verfügbare Vorlagen zur Anpassung
Wenn Sie mit HTML und CSS vertraut sind, können Sie auch eigene Templates erstellen oder hinzufügen. Eine wichtige Funktion sind die verfügbaren Template-Tags, die es ermöglichen, Spenderdaten in die PDFs einzufügen. Beispiele für nützliche Tags sind {company_name}, {donor_comment} und {date}.
Arbeiten mit TinyMCE
Der TinyMCE-Editor ist in WordPress integriert und ermöglicht die Anpassung der Inhalte der individuellen PDF-Vorlagen. Es ist wichtig, beim Bearbeiten vorsichtig vorzugehen, da das Entfernen großer Textmengen den Markup-Code unbeabsichtigt beschädigen kann. Regelmäßiges Speichern der Änderungen wird empfohlen, um den Verlust von Inhalten zu vermeiden.
Erstellung benutzerdefinierter PDFs
Mit der Option „Leere Vorlage“ im Bereich „Quittungsvorlage“ können Sie maßgeschneiderte HTML-Templates entwerfen, die den Bedürfnissen Ihrer Organisation oder Marke entsprechen. Bei der Erstellung dieser PDFs ist es ratsam, folgenden Empfehlungen zu folgen:
– Komplexe Layouts, wie sie oft in Newslettern verwendet werden, sollten vermieden werden, da sie die PDF-Generierung verlangsamen oder gar verhindern können.
– DOMPDF wird verwendet, um layouts basierend auf divs darzustellen, während TCPDF für tabellenbasierte Layouts zuständig ist. Jedes dieser Tools hat seine Stärken und Schwächen, wenn es um die Verarbeitung von HTML geht.
Set PDF Templates
Die Verwendung von Set PDF Templates ermöglicht Ihnen, ohne einen Editor PDF-Quittungen zu gestalten. Dabei stehen Ihnen diverse Voreinstellungen zur Verfügung:
– Die integrierten Vorlagen sind standardisiert und bieten eine ansprechende Gestaltung für Ihre PDF-Quittungen.
– Sie können Logos hochladen, den Namen Ihrer Organisation eingeben und Kontaktinformationen anpassen. Textfelder für Kopfzeilen, Fußzeilen und zusätzliche Notizen erlauben zudem eine individuelle Anpassung.
Bereitstellung von PDF-Links in Spender-E-Mails
Um PDF-Quittungen für Spender in Bestätigungs-E-Mails zur Verfügung zu stellen, muss eine einfache Integration des Shortcodes {pdf_receipt} erfolgen. Dieser Schritt stellt sicher, dass die generierte Quittung direkt in der E-Mail verfügbar ist. Spender müssen kein Benutzerkonto anlegen, um auf den Download der PDF-Quittungen zugreifen zu können.
Zugriffswege für Spender
Nach der Konfiguration des Plugins haben Spender die Möglichkeit, PDF-Quittungen auf verschiedenen Wegen herunterzuladen:
– Über die Bestätigungsseite nach der Spende.
– Auf dem Donor Dashboard.
– In der Spendenhistorie auf der Webseite.
Anpassung je nach Spendenform
Für unterschiedliche Kampagnen können spezifische PDF-Quittungen erstellt werden, indem die Einstellungen sowohl global als auch für jede individuelle Spendenform angepasst werden. Diese Flexibilität erlaubt es, verschiedene Quittungen für verschiedene Veranstaltungen bereitzustellen, was für die Spendererfahrung von großem Vorteil ist.
Unterstützung für wiederkehrende Spenden
Durch die Kombination mit dem Add-on für wiederkehrende Spenden können sogar spezielle Informationen wie {subscription_frequency} und {subscriptions_completed} in die Quittungen aufgenommen werden. Dies bietet den Spendern zusätzliche Transparenz über ihre laufenden Unterstützungsleistungen.
Bulk Downloads und Berichterstattung
Das Tool ermöglicht auch das Herunterladen von PDF-Quittungen in großen Mengen, was die Nachverfolgung und Dokumentation erheblich erleichtert. Die Bulk-Download-Einstellungen finden Sie unter den PDF-Einstellungen. Sie können ZIP-Dateien erstellen, die alle PDF-Quittungen eines bestimmten Zeitraums enthalten, was Ihnen die Arbeit mit Spendenberichten und der Kommunikation mit Spendern enorm vereinfacht.
Diese PDF-Quittungen sind nicht nur für organisatorische Zwecke nützlich, sondern können auch an Spender versendet werden, um ihnen nach Bedarf Quittungen zur Verfügung zu stellen oder als Teil eines jährlichen Berichts.
Durch die Implementierung von automatisierten PDF-Quittungen wird nicht nur die Transparenz gegenüber Spendern erhöht, sondern auch der Verwaltungsaufwand für Non-Profit-Organisationen merklich verringert. Indem Sie den Spendern ermöglichen, ihre Quittungen einfach und unkompliziert zu erhalten, bieten Sie ihnen nicht nur einen Mehrwert, sondern fördern auch das Vertrauen und die Loyalität zu Ihrer Organisation.
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