Email action for Booknetic workflows

Email-Aktionen für Booknetic-Workflows: Ein Leitfaden zur Automatisierung

In der heutigen digitalen Welt ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen unerlässlich, um Effizienz zu steigern und Kundenerfahrungen zu verbessern. Der Workflow-Modul von Booknetic, der mit Version 3 eingeführt wurde, bietet Unternehmen leistungsstarke Automatisierungsmöglichkeiten, um die Verwaltung von Terminbuchungen zu erleichtern und Geschäftsprozesse zu optimieren. Eine der herausragenden Funktionen des Workflows ist die Email-Aktion, die eine Schlüsselrolle in der Automatisierung von Kommunikationsprozessen spielt.

Entwicklung

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow in Booknetic ist eine Sammlung von automatisierten Aktionen, die ausgelöst werden, wenn bestimmte Ereignisse oder Bedingungen erfüllt sind. Mit einem Workflow können Sie Routinekommunikation und Aktionen rund um Ihre Termine automatisieren. Zum Beispiel können Sie automatisierte Emails an Kunden senden, wenn neue Termine gebucht werden, den Status von Terminen ändern oder Benachrichtigungen an Ihr Team versenden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und verbessert die Reaktionszeit.

Unterstützte Aktionen

Die Workflow-Modul in Booknetic unterstützt eine Vielzahl von Aktionen, die Ihr Unternehmen bei der Automatisierung seiner Prozesse unterstützen. Zu den wichtigsten Aktionen gehören:

• E-Mail senden: Automatisierte Emails an Kunden, Mitarbeiter oder andere Parteien senden.
• SMS senden: Über Twilio oder Amazon SNS können Sie SMS-Nachrichten verschicken.
• WhatsApp-Nachrichten: Kommunizieren Sie über WhatsApp, ebenfalls durch Twilio.
• Telegram-Nachrichten: Nutzen Sie die Telegram API, um Benachrichtigungen zu übermitteln.
• Terminstatus ändern: Automatisieren Sie den Änderungsprozess für Terminstatus.
• HTTP(s)-Anfragen mit Webhooks: Integrieren Sie externe Systeme, indem Sie HTTP-Anfragen senden.

Unterstützte Trigger

Um verschiedene Aktionen zu aktivieren, können unterschiedliche Trigger eingerichtet werden. Einige der am häufigsten genutzten Trigger sind:

• Neue Termine: Wenn ein neuer Termin gebucht wird, kann eine Email an den Kunden gesendet werden.
• Terminänderungen: Benachrichtigen Sie alle betroffenen Parteien, wenn ein Termin verschoben wird.
• Terminstatusänderung: Automatische Mitteilungen, wenn der Status eines Termins geändert wird, sind wichtig, um allen beteiligten Personen aktuelle Informationen zu bieten.
• Terminende: Aktionen können auch zeitlich gesteuert für den Zeitpunkt nach oder bis zum Ende eines Termins festgelegt werden.
• Neukunden: Bei der Erstellung eines neuen Kunden kann eine Willkommens-Email versendet werden.

Erstellung von Workflow-Algorithmen

Die Erstellung von Workflow-Algorithmen ermöglicht es Ihnen, komplexe Szenarien für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Sie können mehrere Algorithmen definieren, die verschiedene Trigger und Aktionen kombinieren. Beispielsweise können Sie einen Workflow erstellen, der eine Email zur Bestätigung sendet, wenn ein neuer Termin gebucht wird, und gleichzeitig eine Benachrichtigung an das zuständige Personal versendet.

Trigger-Felder

Jeder Trigger hat spezifische Felder, die angepasst werden können. Beispielsweise beinhaltet der Email-Trigger die Felder „An“, „Betreff“, „Inhalt“ und „Anhänge“. Der „An“-Bereich kann mehrere Email-Adressen akzeptieren, sodass Sie mehrere Empfänger gleichzeitig anschreiben können. Des Weiteren können Sie Standardstichwörter verwenden, um die Felder für Betreff und Inhalt zu optimieren. Das Feld „Anhänge“ erlaubt es, URLs oder Dateien anzuhängen, die von anderen Booknetic-Erweiterungen generiert wurden.

Beispiele für die Nutzung

Um die Vielseitigkeit der Email-Aktion in Booknetic-Workflows zu veranschaulichen, sind hier einige praktische Anwendungsbeispiele aufgeführt:

• Terminbestätigung: Senden Sie nach der Buchung automatisch Bestätigungsmails an Kunden mit allen relevanten Termininformationen.
• Terminabsagen: Informieren Sie sowohl Kunden als auch Mitarbeiter sofort per Email über abgesagte Termine.
• Terminverschiebungen: Benachrichtigen Sie alle Beteiligten über die Änderungen von bereits gebuchten Terminen, um Verwirrungen zu vermeiden.
• Nachverfolgung und Upselling: Führen Sie eine postoperative Nachverfolgung bei Kunden durch und senden Sie Angebote für zusätzliche Dienstleistungen oder Produkte per Email.
• Dokumentenaustausch: Über benutzerdefinierte Formulare können Sie Dokumente anfordern und automatisch an Mitarbeiter via Telegram senden.
• Rechnungsversand: Generieren Sie PDF-Rechnungen mit der Rechnungserweiterung und versenden Sie diese automatisiert an Kunden.
• Benachrichtigungen an Admins: Informieren Sie Administratoren umgehend über Änderungen im Status von Terminen.
• Kundenbewertungen: Fordern Sie Kunden per Email auf, nach ihrem Termin Bewertungen abzugeben.

Unterstützte Filter

Um die Effektivität und Relevanz Ihrer Workflows zu erhöhen, können verschiedene Filter angewendet werden. Diese Filter helfen dabei, spezifische Zielgruppen anzusprechen und die Kommunikation zu personalisieren. Einige der unterstützten Filter sind:

• Standortfilter: Erlaubt es Ihnen, spezifische Standorte oder Niederlassungen zu wählen, an denen der Workflow angewendet werden soll. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit mehreren Standorten.
• Service-Filter: Sie können gezielt für bestimmte Dienstleistungen arbeiten, was bedeutet, dass nur für bestimmte Buchungen automatisch Emails gesendet werden.
• Mitarbeiterfilter: Weisen Sie spezifische Workflows bestimmten Mitarbeitern zu. So erhält beispielsweise nur der zuständige Mitarbeiter Benachrichtigungen über Termine, die in seinem Verantwortungsbereich liegen.
• Statusfilter: Ermöglicht das Auslösen von Workflows basierend auf dem Status eines Termins.
• Aufruf von: Identifiziert die Quelle oder den Ursprung des Triggers, was hilft, die Aktionen oder Kommunikationen kontextualisiert zu betrachten.
• Lokalisierungsfilter: Passen Sie Workflows an die Sprache der Nutzer an, um eine maßgeschneiderte Benutzererfahrung zu gewährleisten.

Der Einsatz der Workflow-Funktion in Booknetic, insbesondere die Implementierung von Email-Aktionen innerhalb dieser Workflows, revolutioniert, wie Unternehmen ihre Kommunikationen automatisieren können. Die Fähigkeit, gezielte, zeitgerechte und relevante Nachrichten an Kunden und Mitarbeiter zu senden, verbessert die Benutzererfahrung erheblich und fördert loyale Kundenbeziehungen. In einer Welt, wo Zeit Geld ist, ist die Möglichkeit, mit einem effizienten und intelligenten Workflow-System wie Booknetic zu operieren, nicht nur ein Vorteil, sondern eine Notwendigkeit für jedes moderne Unternehmen.

Durch die geeignete Nutzung dieser Email-Aktionen innerhalb der Workflows können Unternehmen nicht nur die Effizienz ihrer internen Abläufe verbessern, sondern auch das Kundenerlebnis positiv beeinflussen. Ein gut geplanter Workflow, der Emails bei Schlüsselmomenten automatisiert, sorgt dafür, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen und alle Beteiligten stets im Bilde sind.